Székkutas Község Önkormányzat Képviselőtestületének

2/2007./IV.16./ Ktr. számú rendelete

az Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési

Szabályzatáról

Általános rendelkezések

1. §

/1/ Az önkormányzat megnevezése: SZÉKKUTAS KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA

/2/ Az önkormányzat székhelye: 6821 Székkutas, Béke u. 2.

/3/ Az önkormányzat működési területe: Székkutas község közigazgatási területe

/4/ A képviselőtestület és szervei által használt bélyegzők lenyomatát az 1.sz. melléklet tartalmazza.

Használatuk rendjét a polgármester a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban határozza meg.

A Képviselőtestület

2. §

/1/ A képviselőtestület tagjainak száma: 9 fő, a polgármesterrel együtt a képviselőtestület tagjainak száma: 10 fő.

/A testület névsorát a 2. számú melléklet tartalmazza./

3. §

/1/ A képviselőtestület szükség szerint, de évente legalább hat ülés tart.

/2/ A képviselőtestület üléseit a községi művelődési házban tartja, általában szerdai napokon, 15 órakor. Ellenkező esetben arról értesíti az érintetteket és a lakosságot.

/3/ Az ülést össze kell hívni a képviselők egynegyedének, az önkormányzat bármely bizottságának indítványára és népi kezdeményezésre. /külön jogszabály/

/4/ A polgármester a kezdeményezéstől számított 8 napon belül össze kell, hogy hívja az ülést.

4. §

/1/ A képviselőtestület megbízatásának időtartamára munkaprogramot (ciklusprogramot) fogad el.

/2/ A munkaprogramot a polgármester megbízatásától számított 6 hónapon belül terjeszti a testület elé.

5. §

/1/ A képviselőtestület üléseit munkaterv alapján tartja.

/2/ A munkaterv féléves időtartamokra készül.

/3/ A munkaterv tervezetét a jegyző állítja össze, a polgármester iránymutatása alapján. A tervezet elkészítésekor a polgármester javaslatot kér a települési képviselőktől, a bizottságoktól, az önkormányzati intézmények vezetőitől.

6. §

/1/ Azon önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyekben, ahol a képviselőtestület döntése szükséges előterjesztések készülnek.

/2/ Az előterjesztés lehet szóbeli és írásbeli is.

/3/ Kizárólag írásban készülhet előterjesztés a következő ügyekben:

- önkormányzati rendeletalkotás

- intézményalapítás, átszervezés, megszüntetés

- munkaprogram

- munkaterv

- képviselőtestület által meghatározott értékhatár feletti hitelfelvétel

- önkormányzati vállalkozással kapcsolatos ügy

- PTK-ból eredő jogügyletek

- valamennyi határozati javaslat

- gazdasági program

- külföldi önkormányzattal történő kapcsolatfelvétel

- önkormányzati társulással kapcsolatos előterjesztések

/4/ Az előterjesztésnek alkalmasnak kell lennie a tárgykör valósághű bemutatására, a megfelelő következtetések levonására, a legcélszerűbb döntés meghozatalára.

A képviselőtestületi ülés összehívása, vezetése

7. §

/1/ A képviselőtestület ülését a polgármester, akadályoztatása esetén az alpolgármester hívja össze.

/2/ Az ülés meghívóját úgy kell kézbesíteni, hogy azt az ülés előtt 7 nappal, az előterjesztést, pedig az ülés előtt 5 nappal a képviselők megkapják.

/3/ Halasztást nem tűrő, indokolt esetben az ülés összehívása formális meghívó nélkül, telefonon vagy távirati úton is történhet.

/4/ A polgármester és alpolgármester egyidejű akadályoztatása esetén a képviselőtestület korelnöke hívja össze és vezeti a képviselőtestület ülését.

/5/ A képviselőtestület tagjai a meghívó átvételét saját kezű aláírásukkal elismerik, elektronikus úton (e.mailen) küldött meghívó (testületi anyag) átvételét az úgynevezett „válasz email” küldésével (visszaigazolással) ismeri el a képviselő.

8. §

/1/ A testületi ülés meghívója tartalmazza:

- az ülés helyét és kezdési időpontját,

- a javasolt napirendi pontokat,

- mellékletként az előterjesztéseket és

- határozati javaslatokat.

/2/ A meghívót a polgármester, illetve akadályoztatása esetén az alpolgármester vagy a 7. § /4/ bekezdése szerinti képviselő írja alá.

/3/ A képviselőtestület ülésének helyéről és idejéről, valamint a napirendekről a jegyző a sajtó útján, valamint hirdetmény Polgármesteri Hivatalnál és a község többi hirdetőtábláján történő kifüggesztésével, valamint Székkutas községi hivatalos honlapján tájékoztatja a lakosságot.

9. §

/1/ A képviselőtestület ülésére meg kell hívni:

a, a települési képviselőket,

b, a bizottságok nem képviselő tagjait,

c, a jegyzőt,

d, a választókerület országgyűlési képviselőjét,

e, a Csongrád Megyei Közigazgatási Hivatal vezetőjét

f, a Hódmezővásárhelyi Rendőrkapitányság vezetőjét,

g, a Hódmezővásárhelyi Városi Bíróság elnökét,

h, a Hódmezővásárhelyi Városi Ügyészség vezetőjét,

i, az önkormányzat intézményeinek vezetőit,

j, a tárgyalt napirendi ponttal kapcsolatos szervek, az érintett témában érdekelt önszerveződő közösségek (civil szervezetek, egyesületek) vezetőit

/2/ A képviselőtestület ülésén a képviselők szavazati joggal vesznek részt, amely magába foglalja a tanácskozás jogát is.

/3/ Az /1/ b,-j, pontjában felsorolt meghívottakat tanácskozási jog illeti meg az ülésen.

10. §

/1/ A képviselőtestület ülése – a /3/ és /4/ bekezdésben foglaltak kivételével – nyilvános, azon bármely állampolgár részt vehet.

/2/ Ha az ülésen résztvevő állampolgár a napirendhez hozzá kíván szólni, arra engedélyt a polgármester adhat. A hozzászólás 3 percnél hosszabb időtartamú nem lehet.

/3/ A képviselőtestület zárt ülést tart:

- választás, kinevezés, felmentés, vezetői megbízás adása, illetve visszavonása, fegyelmi eljárás megindítása, fegyelmi büntetés kiszabása és állásfoglalást igénylő személyi ügy tárgyalásakor, ha az érintett a nyilvános tárgyalásba nem egyezik bele, továbbá önkormányzati hatósági, összeférhetetlenségi és kitüntetési ügy, valamint vagyonnyilatkozattal kapcsolatos eljárás tárgyalásakor.

/4/ Zárt ülést rendelhet el: a vagyonával való rendelkezés, az általa kiírt pályázat tárgyalásakor, ha a nyilvános tárgyalás üzleti érdeket sértene.

/5/ A zárt ülésen: a képviselőtestület tagjai, a jegyző és a jegyzőkönyvvezető, továbbá meghívás esetén az érintett és a szakértő vesz részt.

/6/ Zárt ülés megtartását a polgármester, a jegyző és bármely képviselő indítványozhatja.

/7/ Zárt ülés megtartásáról a képviselőtestület mindig egyedileg határoz.

/8/ A zárt ülésről készült jegyzőkönyvbe csak az /5/ bekezdésben foglalt személyek tekinthetnek be.

/9/ A zárt ülésen elhangzottakról tájékoztatást, felvilágosítást a polgármester adhat, természetesen nem sértve ezzel azon érdekelteket és jogszabályi rendelkezéseket, amelyek miatt a zárt ülést elrendelték.

11. §

/1/ A képviselőtestület ülésén a napirend tervezetét a polgármester terjeszti elő.

/2/ A napirend összeállításánál alapvetően a munkatervben megjelölt feladatokat kell figyelembe venni.

/3/ Valamely kérdés napirendre tűzésére bármely önkormányzati bizottság, a polgármester, valamint bármely képviselő is indítványozhatja. Ezt az ülés előtt 15 nappal tehetik meg a polgármesternél írásban.

Szóban a képviselőtestület ülésén is jelezheti képviselő, illetve a bizottság elnöke.

/4/ Az indítványok napirendre tűzéséről a képviselőtestület határoz.

/5/ A képviselőtestületi ülésen előterjesztett napirendi javaslatáról a testület vita nélkül dönt.

/6/ Napirend tárgyalásának elhalasztására az előterjesztő és bármely képviselő tehet javaslatot.

A javaslat és indoklásának elfogadásáról a testület vita nélkül dönt.

/7/ Napirend sürgősségi tárgyalását indítványozhatja:

- bármelyik képviselő,

- jegyző,

- témakör szerint illetékes bizottság

- a polgármester ellenjegyzésével a képviselőtestület intézményének vezetője.

/8/ A sürgősségi indítványt rövid indoklással legkésőbb az ülést megelőző munkanap 12 óráig kell a polgármesternél benyújtani.

/9/ A sürgősség elfogadásáról a testület vita nélkül határoz.

12. §

/1/ A képviselőtestület ülését a polgármester, akadályoztatása esetén az alpolgármester, illetve a korelnök vezeti. /továbbiakban ülésvezető/

13. §

Az ülésvezető:

/1/

a./ megállapítja /figyelemmel kíséri/ a határozatképességet, megnyitja az ülést,

b./ tájékoztatást ad a két ülés közötti eseményekről, valamint beszámol a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról, az átruházott hatáskörben tett intézkedésekről,

c./ előterjeszti a napirendi javaslatot, az írásban kiküldött előterjesztést szóban kiegészítheti, tájékoztatást ad sürgősségi indítványról,

d./ napirendi pontonként megnyitja, vezeti, illetve lezárja a vitát, szavazásra bocsátja a döntési javaslatokat,

e./ hozzászóláskor megadja, megtagadja, illetve megvonja a szót,

f./ tárgyalási szünetet rendelhet el,

g./ biztosítja az ülés zavartalan rendjét, rendre utasítja, aki méltatlan magatartást tanúsít

h./ bezárja /berekeszti/ az ülést.

/2/. Az előadóhoz a képviselők, illetve az ülésen tanácskozási joggal résztvevők kérdést intézhetnek, melyre még a vita előtt választ kell adni.

/3/ Vita során az ülés vezetője határozza meg a hozzászólások sorrendjét.

/4/ Az a felszólaló, aki eltér a tárgytól, az ülés vezetője felszólíthatja, hogy térjen a tárgyra.

Kétszeri eredménytelen felszólítás után a felszólalótól megvonhatja a szót.

Akitől a szót megvonták ugyanabban az ügyben nem szólalhat fel újra.

/5/ Valamely napirend tárgyalása során az ülésvezető bármely képviselő javaslatára tárgyalási szünetet rendelhet el és meghatározhatja a szünet időtartamát.

/6/ A tanácskozási joggal meghívottak 5 percben szólalhatnak fel.

/7/ A vita lezárására, a hozzászólások időtartamának meghatározására, bármely képviselő javaslatot tehet. A javaslatról a képviselőtestület vita nélkül dönt.

/8/ A vita lezárása után a napirend előadója válaszol a hozzászólásokra.

/9/ Szavazás előtt a jegyzőnek felszólalási joga van, amennyiben törvényességet érintően észrevételt kíván tenni.

/10/ Hozzászólásokat követően az ülésvezető összefoglalja a vita lényegét.

/11/ Az előterjesztésben szereplő és a vita során elhangzott határozati javaslatokat egyenként szavaztatja meg az ülés vezetője. Az ülés vezetője először a módosító javaslatot, majd az azzal módosított /megváltoztatott/ eredeti előterjesztést szavaztatja meg.

Határozathozatal

14. §

/1/ A képviselőtestület ülése akkor határozatképes, ha az ülésen a képviselők több mint a fele jelen van.

/2/ Határozatképtelenség miatt elmaradt testületi ülést 8 napon belül kell pótlólag megtartani, újból összehívni.

/3/ A határozati javaslat elfogadásához a jelen lévő képviselők több mint a felének igen szavazata szükséges.

/4/ A döntéshozatalból kizárható az akit, vagy akinek hozzátartozóját az ügy személyesen érinti. A települési képviselő a személyes érintettséget köteles bejelenteni.

/5/ Minősített többség /a megválasztott települési képviselők több mint a felének – szavazata/ szükséges:

- a képviselőtestület szervezetének kialakításához, működésének meghatározásához, törvény által hatáskörébe utalt választáshoz, kinevezéshez, megbízáshoz,

- önkormányzati társulás létrehozásához, társuláshoz, érdekképviseleti szervhez, való csatlakozáshoz,

- intézményalapításhoz,

- rendeletalkotáshoz,

- külföldi önkormányzattal való együttműködési megállapodás megkötéséhez, nemzetközi önkormányzati szervhez, való csatlakozáshoz,

- zárt ülés elrendeléséhez,

- képviselő kizárásához,

- képviselőtestület önfeloszlatásának kimondásához,

- kereset benyújtásához a polgármester ellen, tisztségének megszüntetése érdekében,

- képviselőtestület hatáskörének átruházása,

- állásfoglalás sürgősségi indítvány elfogadásához,

- hitelfelvétel, kötvénykibocsátás, önkormányzati tulajdonban lévő vagyon értékesítése,
megterhelése.

15. §

/1/ A képviselőtestület döntéseit /határozat, rendelet/ nyílt szavazással hozza. A nyílt szavazás kézfelemelés formájában történik.

/2/ A képviselőtestület az Ötv. l2. § /4/ bekezdésében foglalt esetekben titkos szavazást tarthat.

/3/ A titkos szavazást külön helyiségben kell lefolytatni, a szavazólapokat urnába kell összegyűjteni.

/4/ A titkos szavazásról jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza

- a szavazás helyét, napját,

- a szavazatszámláló bizottság tagjainak nevét, tisztségét,

- szavazás során felmerült körülményeket és

- a szavazás eredményét.

/5/ Szavazás módjának megváltoztatását adott napirend tárgyalása során bármelyik képviselő javasolhatja.

A javaslatról a testület vita nélkül dönt.

/6/ Névszerinti szavazás esetén – ha a testület így dönt – a képviselők neveit ABC sorrendben olvassa a jegyző, akik felállva „igen”, „nem” nyilatkozattal szavazhatnak.

/7/ Bármelyik módon is történik a határozathozatal, a szavazás eredményét az ülés vezetője állapítja meg.

/8/ Ha a szavazás eredménye felöl kétség, merülne fel, akkor ismételt szavazást kell tartani.

/9/ Szavazategyenlőség /a jelenlévők fele igennel, fele nemmel szavazott/ esetén meg kell ismételni a szavazást és ha újra nem születik érvényes döntés, akkor az adott témát a következő ülés napirendjére kell tűzni.

A települési képviselő

16. §

/1/ A települési képviselő a település egészéért vállalt felelősséggel képviseli választóinak érdekeit. Részt vehet a képviselőtestület döntéseinek előkészítésében, végrehajtásuk szervezésében és ellenőrzésében. A települési képviselők jogai és kötelességei azonosak.

/2/ A képviselő:

- a képviselőtestület ülésén a polgármestertől, jegyzőtől, a bizottság elnökétől önkormányzati ügyben felvilágosítást kérhet, amelyre az ülésen – vagy legkésőbb 15 napon belül írásban – érdemi választ kell adni,

- kérésére az írásban benyújtott hozzászólását a jegyzőkönyvhöz kell mellékelni, illetőleg kérésére a jegyzőkönyvben a véleményét rögzíteni kell,

- tanácskozási joggal részt vehet bármely bizottság ülésén,

- megbízás alapján képviselheti a képviselőtestületet,

- a képviselőtestület hivatalától igényelheti a képviselői munkájához szükséges, tájékoztatást, közérdekű ügyben kezdeményezheti a polgármesteri hivatal intézkedését, amelyre a hivatal 15 napon belül érdemi választ köteles adni,

- kapcsolatot tart a választókkal.

/3/ A képviselőt megillető tiszteletdíjról külön önkormányzati rendelet ad szabályozást.

/4/ A képviselő a tudomására jutott állami, szolgálati titkot köteles megtartani, köteles figyelembe venni a PTK-nak az Alkotmánynak és a személyes adatok védelméről szóló törvénynek a szabályait. Titoktartási kötelessége megbízatásának lejárta után is fennáll.

Interpelláció és kérdezési jog

17. §

/1/ Az interpelláció olyan felszólalás, amelynek tárgya szoros kapcsolatban áll az önkormányzat hatáskörének ellátásával, illetőleg annak valamely önkormányzat irányítása alá tartozó szervezet hatáskörébe kell tartoznia.

/2/ Ha az interpelláció benyújtására a képviselőtestület ülését megelőzően 8 nappal kerül sor, akkor az ülésen érdemben választ kell adni.

A képviselőtestület az interpelláció alapján részletesebb vizsgálatot is elrendelhet.

/3/ Az interpelláció tárgyának kivizsgálásába be lehet vonni az interpelláló képviselőt is.

A képviselőtestület az interpelláció alapján részletesebb vizsgálatot is elrendelhet.

/4/ A képviselőtestület hozzájárulhat ahhoz, hogy az interpellációra 15 napon belül írásban adjanak választ, melyet egyidejűleg minden képviselőnek meg kell küldeni. Elfogadásáról a következő ülésen kell dönteni.

18. §

/1/ A kérdés az önkormányzat hatáskörébe tartozó szervezeti, működési, döntési és előkészítési jellegű felvetés vagy tudakozódás.

/2/ Az interpellációval ellentétben a kérdésre adott válasz elfogadásáról nem dönt a testület.

/3/ Az interpelláció és a kérdés csak testületi ülésen ismertethető.

Az ülés kezdetekor ad tájékoztatást a polgármester a képviselők által már benyújtott kérdésekről.

Az interpellációkat a képviselők a napirendek megtárgyalását követően mondják el.

A képviselőtestület jegyzőkönyve

19. §

/1/ A képviselőtestület üléséről 2 példányban jegyzőkönyvet kell készíteni.

/2/ A jegyzőkönyv tartalmazza:

- a megjelent képviselők és meghívottak nevét,

- a tárgyalt napirendi pontokat,

- a tanácskozás lényegét,

- a szavazás eredményét és

- a hozott döntéseket.

/3/ A fentieken túl tartalmazza még a jegyzőkönyv:

- az ülés helyét, idejét

- a távolmaradt képviselők nevét, a távollét okát /illetve azt, hogy azt nem jelezte/

- napirendi pontonként az előadók nevét, szóbeli előterjesztés esetén annak rövid tartalmát, a felszólalók nevét, mondanivalójuk lényegét,

- az elhangzott bejelentéseket, interpellációkat és kérdéseket, valamint az azokkal kapcsolatos válaszokat illetve határozatokat,

- a képviselők kérésére véleményének rögzítését.

/4/ A jegyzőkönyv mellékletei:

- meghívó

- előterjesztések

- a rendelet illetve határozattervezet

- jelenléti ív

- írásban benyújtott hozzászólás /a képviselő kérésére/

/5/ A jegyzőkönyv elkészítéséről a jegyző gondoskodik.

/6/ A jegyzőkönyvet a polgármester és a jegyző írja alá.

/7/ A jegyzőkönyvet 15 napon belül kell megküldeni a Dél-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatal (Szeged) vezetőjének.

/8/ A képviselőtestület üléséről készült jegyzőkönyvet a választópolgárok a községházán tekinthetik meg.

/9/ A testületi ülés jegyzőkönyve hangfelvétel alapján készül.

A hangfelvételeket a következő önkormányzat választását követő 1 évig kell megőrizni.

/10/ Zárt ülésről külön jegyzőkönyvet kell készíteni, amelybe csak a zárt ülésen részt vett személyek tekinthetnek be.

A lakossággal való kapcsolattartás formái

20. §

/1/ A képviselőtestület lakossággal való együttműködési formái a következők:

- közmeghallgatás

- képviselői fogadóóra

- a képviselőtestület ülésének nyilvánossága

- a lakossági fórum /falugyűlés/

/2/ A helyi népszavazást és népi kezdeményezést külön rendelet szabályozza.

Közmeghallgatás

21.§

/1/ A képviselőtestület évente legalább egyszer előre meghirdetett közmeghallgatást tart.

/2/ A közmeghallgatás idejéről, helyéről, napirendjéről 8 nappal korábban kell értesíteni a lakosságot hirdetmény illetve szórólap formájában, valamint a sajtó útján.

/3/ A lakosság kérdéseit, javaslatait a közmeghallgatás előtt írásban, vagy az ülésen szóban is felteheti.

/4/ A képviselőtestület a közmeghallgatáson elhangzott hozzászólásokat értékeli és kijelöli azt a személyt, aki a szükséges intézkedéseket előkészíti.

/5/ A közmeghallgatás falugyűlés keretében is meghirdethető.

/6/ A közmeghallgatásról jegyzőkönyv készül.

A bizottságok

22.§

/1/ A képviselőtestület bizottságai előkészítő, véleményező, összehangoló, szervező és ellenőrző feladatokat ellátó, továbbá döntési hatáskörökkel bíró választott testületi szervek.

/2/ A képviselőtestület állandó és ideiglenes bizottságokat hoz létre.

/3/ Az ideiglenes bizottságot meghatározott időre vagy feladat elvégzésére hozza létre, amely ezt követően automatikusan megszűnik.

/4/ A képviselőtestület bizottságai a következők:

a./ Ügyrendi Bizottság – tagjainak száma 3 fő,

b./ Pénzügyi Gazdasági Bizottság – tagjainak száma 5 fő,

c./ Szociális és Ifjúsági Bizottság – tagjainak száma 5 fő,

d./ Községrendezési és Környezetvédelmi Bizottság – tagjainak száma 5 fő,

e./ Oktatási, Kulturális és Sportbizottság – tagjainak száma 5 fő.

f./ Mezőgazdasági Bizottság – tagjainak száma 9 fő

/5/ A bizottság elnökét és tagjainak több mint a felét a képviselőtestület tagjai közül kell meg-választani. A polgármester, az alpolgármester, a képviselőtestület hivatalának dolgozója nem lehet a bizottság elnöke, tagja.

/6/ Egy képviselő egyidejűleg három állandó és egy ideiglenes bizottságnak is tagja lehet.

23.§

/1/ A képviselőtestület a bizottságok létszámáról, összetételéről, feladatköréről megalakulásakor dönt, de bármikor, bármely képviselő indítványára módosíthatja.

/2/ A bizottság képviselő és nem képviselő tagjainak jogai és kötelezettségei a bizottsági működéssel összefüggésben azonosak.

/3/ A bizottságok feladatkörükben ellenőrzik a polgármesteri hivatalnak a képviselőtestület döntései előkészítésére illetőleg végrehajtására irányuló munkáját. Ha a bizottságok a hivatal tevékenységében a képviselőtestület álláspontjától, céljaitól való eltérést, az önkormányzati érdek sérelmét vagy a szükséges intézkedés elmulasztását észlelik, a polgármester intézkedését kezdeményezhetik.

/4/ A bizottság előkészíti a képviselőtestület döntéseit és ellenőrzi a döntések végrehajtását.

/5/ A bizottságok működésének ügyviteli feladatait a polgármesteri hivatal látja el.

24.§

/1/ A képviselőtestület döntési jogot adhat bizottságainak és a bizottság döntéseit, felülvizsgálhatja.

/2/ A bizottságok feladatát, hatáskörét, a képviselőtestület által részükre átruházott hatásköröket ezen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.

25.§

/1/ A bizottságok egyes kiemelt folyamatos feladataik eredményes ellátása érdekében albizottságokat hozhatnak létre.

/2/ Az albizottság vezetőjét és tagjait az illetékes bizottság választja meg. Az albizottság vezetője a képviselőtestület tagja.

26.§

/1/ A bizottság ülését a bizottság elnöke hívja össze úgy, hogy az érdekeltek a meghívót és az előterjesztéseket legalább 3 munkanappal az ülés előtt kézhez kapják.

/2/ A bizottságot össze kell hívni a polgármester indítványára is.

/3/ A bizottság ülése akkor határozatképes, ha azon a megválasztott bizottsági tagok több mint a fele jelen van.

/4/ A bizottság üléséről és a napirendekről a képviselőket tájékoztatni kell.

/5/ A bizottság ülését a bizottság elnöke vezeti, akadályoztatása esetén pedig az ezzel megbízott személy.

/6/ A bizottság üléséről jegyzőkönyv készül, melyet a bizottság elnöke ír alá. A jegyzőkönyv tartalmára, elkészítésére a testületi ülésről készült jegyzőkönyvre vonatkozó szabályok az irányadóak.

/7/ A bizottság hatósági jogkörében a Ket. szabályai, az átruházott hatáskör gyakorlása során pedig az SZMSZ szabálya szerinti határozati formában hozza meg döntéseit, egyszerű szótöbbséggel.

/8/ A bizottság döntéseinek kiadmányozója a bizottság elnöke, illetve távollétében a megbízott személy.

/9/ A polgármester felfüggesztheti a bizottsági döntés végrehajtását, ha az ellentétes a képviselőtestület határozatával, vagy sérti az önkormányzat érdekeit. A felfüggesztett döntésről a képviselőtestület a következő ülésen határoz.

/10/ A bizottsági döntéshozatalból kizárható az, aki vagy akinek hozzátartozóját az ügy személyesen érinti. A személyes érintettséget az érdekelt köteles bejelenteni.

A kizárásról elnök esetén a polgármester, bizottsági tag esetén a bizottság dönt

/11/ A bizottság elnöke, tagja az adott ügyben elfogultságát bejelentheti, ez esetben, a vitában,

a döntéshozatalban nem vehet részt.

27.§

/1/ Amennyiben a bizottság által tárgyalt ügy más bizottság feladatkörét is érinti, akkor a bizottság elnöke összevont tárgyalást kezdeményez.

28.§

/1/ A bizottság konkrét témakörben külső szakértőt is igénybe vehet. Megbízásukról és megbízási díj elszámolásáról az elnök javaslata alapján a jegyző gondoskodik.

29.§

/1/ A bizottság működésének további részletes szabályait maga határozhatja meg.

Önkormányzati rendeletalkotás

30.§

/1/ A képviselőtestület törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot.

/2/ Rendelet alkotását kezdeményezheti a polgármester, bármelyik képviselő, a tárgy szerint illetékes bizottság és a jegyző.

/3/ A kezdeményezést írásban a polgármesternél lehet benyújtani, aki a hivatal és az illetékes bizottság bevonásával a rendelet tervezetét a képviselőtestület elé terjeszti.

/4/ Az előkészítés során vizsgálni kell, hogy mi indokolja az önkormányzati rendeletalkotást, mi a megalkotásának a célja, a tervezett szabályozás nem áll-e ellentétben magasabb szintű jogszabállyal és melyek a rendelet hatályosulásának várható feltételei.

/5/ A rendeletalkotás szükségességéről az ügyrendi illetve a tárgy szerint illetékes bizottság javaslata alapján dönthet a testület.

/6/ A tervezet szakszerű előkészítéséről a jegyző gondoskodik az illetékes bizottság közre-működésével. A testület szükség esetén más szakértőt is felkérhet.

/7/ A képviselőtestület elhatározhatja a tervezet kétfordulós tárgyalását is.

31.§

/1/ A képviselőtestület által elfogadott rendeletet vagy rendelet-tervezetet 15 napra közszem-lére ki kell függeszteni.

Az érdekeltek erre írásban kifogást emelhetnek, javaslatot, észrevételt tehetnek, melyek tárgyában a képviselőtestület dönt.

/2/ Az előkészítés során felvetett, de a tervezetben nem szereplő javaslatokról a polgármester illetve a jegyző tájékoztatja a testületet.

32.§

/1/ A minőségi többséggel elfogadott rendelet kihirdetéséről a jegyző gondoskodik.

/2/ A kihirdetés helyben szokásos módja:

- az önkormányzat hirdetőtábláján való kifüggesztés

- az önkormányzat honlapján történő megjelentetés.

/3/ Megtekinthetőek a rendeletek a községházán is.

/4/ A rendeletek nyilvántartásáról, folyamatos karbantartásáról a jegyző gondoskodik és szükség esetén kezdeményezi a rendeletek módosítását, hatályon kívül helyezését.

Helyi népszavazás, népi kezdeményezés

33.§

/1/ A helyi népszavazást és népi kezdeményezést külön rendeletben szabályozza az önkormányzat.

A polgármester

34.§

/1/ A polgármester tagja a képviselőtestületnek, határozatképessége, döntéshozatala, működése szempontjából települési képviselőnek tekinthető.

/2/ A polgármester feladatait főállásban látja el.

/3/ A polgármester önkormányzattal kapcsolatos feladatait az Ötv., más törvények és ezen szabályzat foglalja magába.

/4/ A polgármester átruházott önkormányzati hatásköröket a 4. számú melléklet tartalmazza.

35.§

/1/ A polgármester

a./ A képviselőtestület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a képviselőtestület hivatalát,

b./ A jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a hivatal feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában,

c./ Dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatáskörének a gyakorlását átruházhatja,

d./ Hatáskörébe tartozó ügyekben, szabályozza a hivatalban a kiadmányozás rendjét,

e./ Gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármester, a jegyző és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében,

f./ Az általa meghatározott körben egyetértési jogot gyakorol a jegyző hatáskörébe tartozó kinevezés, vezetői megbízás esetén,

g./ Biztosítja az önkormányzat demokratikus működését, széleskörű nyilvánosságát,

h./ Feladata a településfejlesztés, a közszolgáltatások szervezése,

i./ Segíti a települési képviselők és a bizottságok munkáját,

j./ Együttműködik a társadalmi szervezetekkel, különösen a lakosság önszerveződő közösségeivel,

k./ Véleményt nyilvánít a település életét érintő kérdésekben,

l./ Nyilatkozik a sajtónak, hírközlő szerveknek.

/2/ A polgármester minden hét szerdai napján fogadónapot tart.

Az alpolgármester

36. §

/1/ A képviselőtestület a polgármester helyettesítésére, munkájának segítésére, a polgármester javaslatára titkos szavazással egy alpolgármestert választ.

/2/ Az alpolgármester társadalmi megbízatásban tölti be tisztségét.

/3/ Feladatait a polgármester irányításával látja el.

/5/ Az alpolgármester

- a polgármestert közvetlenül megillető jogosítványokat- bizottsági döntés felfüggesztése, testületi ülés összehívása – csak annak /polgármesternek/ tartós 8-15 napon túli akadályoztatása esetén, helyettesítési jogkörében gyakorolhatja,

- részt vesz a testületi ülés működési feltételeinek megteremtésében,

- segíti a képviselők és bizottsági tagok munkáját,

- közreműködik a testületi döntések tervezeteinek előkészítésében, a végrehajtás meg-szervezésében és ellenőrzésében,

- a polgármester megbízása alapján képviseli az önkormányzatot,

- ellátja azon feladatokat, melyekkel a polgármester a fentieken túl megbízza.

/6/ Az alpolgármester nem lehet önkormányzati hatáskörök címzettje, ilyet sem a testület, sem a polgármester nem ruházhat rá.

A jegyző

37.§

/1/ A képviselőtestület jogszabályban megállapított képesítési követelményeknek megfelelő jegyzőt nevez ki.

/2/ A képviselőtestület a jegyző javaslatára – a jegyzőre vonatkozó szabályok szerint – aljegyzőt nevez ki a jegyző helyettesítésére, a jegyző által meghatározott feladatok ellátására.

A kinevezés – a jegyzőéhez hasonlóan – határozatlan időre szól.

38.§

/1/ A jegyző

a./ gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról,

b./ vezeti a polgármesteri hivatalt, megszervezi annak munkáját,

c./ döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket,

d./ dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester részére átad,

e./ tanácskozási joggal részt vesz a képviselőtestület és bizottságai ülésén,

f./ dönt a hatáskörébe utalt ügyekben és szabályozza a kiadmányozás rendjét,

g./ rendszeresen tájékoztatást ad a képviselőtestületnek, a bizottságoknak és a polgármesternek az önkormányzat munkáját érintő jogszabályokról,

h./ a polgármester irányításával előkészíti a képviselőtestület, és a bizottságok elé kerülő előterjesztéseket,

i./ tájékoztatja a képviselőtestületet a hivatal munkájáról és az ügyintézésről,

j./ szervezi a jogi felvilágosító munkát,

k./ gondoskodik a hivatali dolgozók rendszeres továbbképzéséről,

l./ gyakorolja a munkáltatói jogokat a képviselő-testület hivatalának köztisztviselőinek tekintetében. A kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, vezetői megbízáshoz, jutalmazáshoz – a polgármester által meghatározott körben – a polgármester egyetértése szükséges.

39.§

/1/ A jegyző helyettesítését távolléte esetén az aljegyző látja el.

40.§

/1/ A jegyző köteles jelezni a képviselőtestületnek, a bizottságnak és a polgármesternek, ha döntésüknél jogszabálysértést észlel.

/2/ Helyettesítés esetén az aljegyzőre is a jegyzőre vonatkozó szabályok az irányadóak.

A Polgármesteri Hivatal

41.§

/1/ A képviselőtestület egységes hivatalt hoz létre – Székkutas Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala elnevezéssel – az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására.

/2/ A polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzata ezen rendelet mellékletét képezi.

Ügyiratkezelés

42.§

/1/ Az önkormányzat iratkezeléssel kapcsolatos feladatait a Polgármesteri Hivatal látja el.

/2/ A hivatal iratkezelése e rendelet mellékletét képező – jegyző által kiadott – Iratkezelési

Szabályzat alapján történik.

/3/ Az egyes ügyviteli területeket hagyományosan kell kezelni, kivéve /6/ bek. szerinti ügyeket.

/4/ Az iktatás számítógépes program segítségével történik.

/5/ Az iratok nyilvántartására alszámokra tagolódó, évenként újrakezdődő sorszámos, gyűjtőszám használatát is magába foglaló nyilvántartási rendszer alkalmazandó.

/6/

a./ Adóügyekben a Csongrád és Heves Megyei TÁKISZ által kifejlesztett ONKADÓ szoftver,

b./ gazdálkodási /költségvetési/ ügyekben a Csongrád Megyei TÁKISZ által kifejlesztett TATIGAZD szoftver alkalmazandó.

/7/ Az iratkezelés felügyeletét a jegyző – távolléte esetén az aljegyző – látja el.

Az önkormányzat költségvetése, vagyona

43.§

/1/ Az önkormányzat évente meghatározza gazdasági programját és költségvetését.

/2/ Költségvetéséről rendeletet alkot. Megalkotásának részletes szabályait az államháztartásról szóló törvény, a finanszírozás rendjét és az állami hozzájárulás mértékét az állami költségvetési törvény határozza meg.

/3/ A költségvetési rendelet határozza meg a tervezett /létrejött/ bevételi többletfelhasználást, illetve, hogy a tervezett /létrejött/ hiányt milyen módon lehet fedezni.

/4/ A polgármester az önkormányzat gazdálkodásának első félévi helyzetéről szeptember 15-ig háromnegyed éves helyzetéről a költségvetési rendelet-tervezethez kapcsolódóan köteles tájékoztatni a képviselőtestületet.

/5/ A polgármester pótköltségvetési rendelet-tervezetet terjeszt a képviselőtestület elé, ha év-közben a körülmények oly módon változnak meg, hogy ezek a helyi önkormányzat költségvetésének teljesítését jelentősen veszélyeztetik.

44. §

/1/ A zárszámadásról szóló rendelet-tervezetet a polgármester költségvetési évet követő 120 napon belül terjeszti a képviselőtestület elé.

45.§

/1/ Az önkormányzat vagyona a tulajdonából és az őt megillető vagyoni értékű jogokból áll.

/2/ A képviselőtestület külön rendeletben állapítja meg törzsvagyonát /forgalomképes, korlátozottan forgalomképes és forgalomképtelen vagyonát/.

Záró rendelkezések

46.§

/1/ Ez a rendelet kihirdetése napján lép hatályba.

/2/ Ezen rendelet hatálybalépésével egyidejűleg a 4/2003. (III.27.) Ktr. sz. rendelet és annak módosításai hatályát vesztik.

47.§

/1/ E rendelet mellékleteinek folyamatos vezetéséről, naprakész állapotban tartásáról a jegyző gondoskodik.

48.§

/1/ A Szervezeti és Működési Szabályzatot a községi Polgármesteri Hivatalban és a községi Könyvtárban tekinthetik meg az állampolgárok.

49.§

/1/ Ezen szabályzat mellékletét képezik a következők:

1. számú – A képviselőtestület és szervei által használt bélyegzők

2. számú – A képviselőtestület névsora

3. számú – A bizottságok feladata és hatásköre

4. számú – A polgármesterre átruházott hatáskörök

5. számú – A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata

6. számú – A Polgármesteri Hivatal Iratkezelési Szabályzata

Székkutas, 2007. április 16.

Varga Sándor Hunyák Zsuzsanna

polgármester jegyző

Kihirdetve: 2007. április 16.

Hunyák Zsuzsanna

jegyző

1. számú melléklet

A képviselőtestület és szervei által használt bélyegzők

Községi Önkormányzat

Polgármesteri Hivatala

6821 Székkutas

KÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT

POLGÁRMESTE^,RI HIVATALA

6821 Székkutas. Béke u. 2.

Szla. szám: 1 1735067-15354563

Adószám: 15354563-2-06

TelefoNFax: 621593-050

2. számú melléklet

Települési képviselők névsora

· Bereczki Jánosné

· Csala Ferenc

· Dajka Andrásné

· Ludányi Pál

· Rostás János

· Rostás Péter

· Szabó Géza

· Dr. Szöllősi Krisztina

· Tembel Tibor

3. számú melléklet

A bizottságok feladata és hatásköre

Ügyrendi Bizottság

Feladatai, hatásköre

- Vizsgálja a képviselők megbízatásának törvényességét.

- Megvizsgálja a polgármester és a képviselők összeférhetetlenségi ügyeit és azokról jelentést tesz a képviselőtestületnek.

- Figyelemmel kíséri az önkormányzat és szervei, valamint a bizottságok szabályszerű működését.

- Előkészíti az önkormányzat hatáskörébe tartozó fegyelmi ügyeket.

- Lebonyolítja az önkormányzat által elrendelt titkos szavazást, gondoskodik a szavazólapok elkészítéséről /szükséges technikai felszerelésekről, stb./ és a szavazási jegyzőkönyv összesítéséről.

Biztosítja a titkos szavazás követelményeinek érvényesítését.

A szavazás eredményéről jelentést tesz az önkormányzatnak.

- Ellátja a vagyonnyilatkozatok vizsgálatát, nyilvántartja és ellenőrzi azokat.

Pénzügyi – Gazdasági Bizottság

Feladatai, hatásköre:

- Közreműködik az önkormányzat gazdasági programjának kialakításában, illetve a költségvetésről szóló rendelet és az ahhoz kapcsolódó egyéb rendeletek megalkotásában.

- Véleményt alkot az általános és céltartalékok felhasználásáról, az önkormányzat költségvetésének módosításáról, címzett és céltámogatások igényléséről.

- Vizsgálja a hitelfelvétel indokait és gazdasági megalapozottságát, ellenőrizheti a pénz-kezelési szabályzat megtartását, a bizonylati rend és a bizonylati fegyelem érvényesítését.

- Figyelemmel kíséri az önkormányzat gazdálkodását, gazdasági programjának végrehajtását. E célból a költségvetési szerveknél ellenőrzéseket végezhet.

- Részt vesz a képviselőtestület pályázatainak előkészítésében.

- Meghatározott időszakonként áttekinti az önkormányzat által alapított és fenntartott költségvetési szervek ellenőrzésének tapasztalatait.

- Véleményezi a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámoló tervezetét, ennek keretében a normatív költségvetési hozzájárulásoknak a költségvetési törvény előírása szerinti elszámolását.

- Javaslatot tesz a polgármester illetményére ( az alakuló ülést kivéve )

Átruházott hatáskörben:

- Dönt az önkormányzat saját anyagi eszközéből megvalósított helyi közút építése esetén történő lakossági hozzájárulás megfizetésére vonatkozó részletfizetési, illetve halasztási kérelmekről.

Szociális, Ifjúsági Bizottság

Feladatai, hatásköre:

8./ Évente felülvizsgálja a rendszeres szociális segély támogatás feltételeinek fennállását.

9./ Lakásfenntartási támogatást állapít meg.

10./ Megállapítja az ápolási díjra jogosultságot és a díj összegét. Az ápolási kötelezettség teljesítését folyamatosan figyelemmel kíséri és a jogosultság fennállását évente felülvizsgálja, követelheti a jogtalanul felvett díj visszafizetését.

11./ Közreműködik az ifjúságvédelemmel kapcsolatos társadalmi segítségnyújtással összefüggő feladatokban.

Községrendezési és Környezetvédelmi Bizottság

Feladatai és hatásköre:

- Az építésügyről szóló 1997. évi tv. szerint elkészítendő községi szabályozási tervhez koncepciók készítése

- A környezetvédelem lehetőségeinek felmérése

- Lomtalanítási nap szervezése

- Játszóterek karbantartásának megszervezése

- Minden olyan aktuális tennivaló, amely e bizottság előkészítő, javaslattevő feladatkörébe tartozhat.

- Véleményezi a testület elé kerülő környezetvédelmi, községrendezési előterjesztéseket.

- A „Rendezett ház, ápolt környezet” díj odaítéléséhez javaslatot tesz.

Oktatási, Kulturális és Sportbizottság

Feladat és hatásköre:

- Véleményezi az oktatási, kulturális és sport ügyekben önkormányzat elé kerülő előterjesztéseket.

- Javaslattevő, véleményező szerepet tölt be az önkormányzat éves rendezvényeinek összeállításában.

- Koordinálja a rendezvények szervezését.

- Figyelemmel kíséri a sport tevékenységgel kapcsolatos teendőket.

- Kiemelkedő fontosságú rendezvényeken segít a szervezőmunkában.

- Javaslatot tesz a „Székkutasért Díj” odaítélésére.

Mezőgazdasági Bizottság:

Feladat- és hatásköre:

- véleményezi a Képviselőtestület elé kerülő mezőgazdasági témájú előterjesztéseket

- koordinálja az önkormányzat tulajdonában lévő földutak karbantartásával kapcsolatos feladatokat

- előadásokat szervez mezőgazdasági témában a község lakossága számára

- figyelemmel kíséri az önkormányzati tulajdonú földek terület alapú támogatásával kapcsolatos ügyintézést

- javaslatot tesz a Képviselőtestület felé agrárgazdasági kérdések tárgyalására

4. számú melléklet

Polgármesterre átruházott hatáskörök

1./ Dönt átmeneti segély megállapításáról, rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapításáról

2./ Temetési segélyt állapít meg.

3./ Köztemetést engedélyez.

5. sz. melléklet

Székkutas Községi Önkormányzat

Polgármesteri Hivatala

Szervezeti és Működési Szabályzata

A hivatal jogállása

1. Fejezet

/1/ A Polgármesteri Hivatal egységes, saját költségvetési előirányzata körében önálló költségvetési szerv.

/2/ Elnevezése: Székkutas Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala.

A hivatal címe: 6821 Székkutas, Béke u. 2.

A hivatal feladatai, tevékenysége

2. Fejezet

/1/ A polgármester, az alpolgármester és a jegyző feladat- és hatáskörét, ide értve az egyes ügyintézők hatáskörébe utalt jogköröket is, a képviselőt-testület hivatala által látja el.

/2/ A polgármesteri hivatal tevékenysége keretében a következő alaptevékenységet végezheti:

- Az önkormányzat igazgatási tevékenysége.

- Az önkormányzati vagyon kezelése, hasznosítása

- A polgári védelmi tevékenység.

- Szociális ellátások.

- Egyesületek támogatása.

- Az önkormányzat elszámolásai (finaszírozás).

- Helyiségek bérbe, illetve használatba adása. (Bérleti díjból származó bevétel)

- Az éves költségvetésben meghatározott beruházási, felújítási, egyéb feladatok lebonyolítása.

- Egyéb, rendszeres jövedelemszerző szolgáltatás.

A hivatal szervezete

3. Fejezet

/1/ A hivatal feladatait a belső szervezeti egységekre (csoportokra) tagozódva látja el.

Felépítése:

a.) igazgatási csoport

b.) pénzügyi csoport

/2/ A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének sémáját az 1. sz. melléklet tartalmazza.

A belső szervezeti egységek feladatai

4. fejezet

/1/ A hivatal szervezeti egységei hatás- és feladatkörébe az alábbi ügyek tartoznak:

A./ Igazgatási csoport

A csoport feladatainak felsorolását az SZMSZ 2. számú melléklete tartalmazza.

b./ Pénzügyi csoport

A csoport feladatainak felsorolását az SZMSZ 3. számú melléklete tartalmazza.

A hivatal működése

5. fejezet

/1/ A polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt (Ötv. 35. § /2/ bek.)

/2/ A jegyző vezeti a képviselő-testület hivatalát (Ötv. 36. § /2/ bek.)

/3/ A jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat a képviselő-testület hivatalának köztisztviselői tekintetében, amely magába foglalja a képviselő-testület hivatal ügykezelői és fizikai alkalmazottai feletti munkáltatói jogokat is.

/4/ A hivatal alkalmazottai felmentéséhez, a jutalmazáshoz a polgármester egyetértése szükséges.

/5/ Munkarend:

A hivatalban a törvényes munkaidő heti 40 óra

Hétfőn, kedden, csütörtökön 7,30-tól 16,00 ig

Szerdán 7,30-tól 17,00 ig

Pénteken 7,30-tól 12,30 ig.

/6/ Ügyfélfogadási rend:

Hétfő: 7,30-tól 16,00-ig ügyintézők

Kedd: 7,30-tól 16,00-ig ügyintézők

Szerda: 7,30-tól 17,00-ig ügyintézők, polgármester

Csütörtök: NINCS ÜGYFÉLFOGADÁS

Péntek: 7,30-tól 12,30-ig ügyintézők

Az ügyfeleket az ügyfélfogadási időről a hivatal bejáratánál – jól látható módon – tájékozatni kell.

A tájékoztatás tartalmazza az egyes irodákban intézhető ügyfajtákat is.

/7/ Kiadmányozás rendje:

A hivatalban a kiadmányozási jogot a mindenkori jogszabályok keretei között a Polgármester és a Jegyző gyakorolja. A kiadmányozás részletes szabályait belső szabályzat tartalmazza.

/8/ Szabadság kiadásának rendje:

A hivatal köztisztviselői vonatkozásában a szabadság kiadását a jegyző engedélyezi.

A jegyző szabadságának kiadását a polgármester engedélyezi.

A szabadságokról nyilvántartást kell vezetni.

/9/ Munkaértekezletek rendje:

A polgármester és a jegyző a hivatal összes dolgozója részére szükség szerint munkamegbeszélést , illetve munkaértekezletet tart.

6. fejezet

Az államháztartás működési rendjéhez kapcsolódó előírások

A Polgármesteri Hivatal alapító okiratát, illletve ennek megfelelő tevékenységi körét a Képviselő-testület 2003. november 12-én kelt, 86/2003.(XI.12.) ökt. számú határozatával hagyta jóvá.

2. Alaptevékenysége: 014012 Növénytermelési, kertészeti szolgáltatás

014034 Kisegítő mezőgazdasági szolgáltatás

452025 Helyi közutak fenntartása

552313 Óvodai intézményi étkeztetés

552323 Iskolai intézményi étkeztetés

552411 Munkahelyi vendéglátás

701015 Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása

751153 Önkormányzatok igazgatási tevékenysége

751845 Város- és községgazdálkodási szolgáltatás

751768 Intézményi vagyon működtetése

751878 Közvilágítási feladatok

751922 Önkormányzatok elszámolásai

751966 Önkormányzati feladatra nem tervezhető elszámolás

801115 Óvodai nevelés

801214 Iskolai oktatás

851219 Háziorvosi szolgálat

851231 Kiegészítő alapellátási szolgáltatás

851286 Fogorvosi szolgáltatás

851297 Védőnői szolgálat

851912 Anya- gyermek és csecsemővédelem

853224 Házi segítségnyújtás

853246 Szociális étkeztetés

853257 Nappali szociális ellátás

853279 Rendszeres pénzbeni ellátások

853280 Eseti pénzbeni ellátások

902113 Települési hulladékok kezelése

921815 Művelődési Ház tevékenysége

923127 Könyvtári tevékenység

924014 Sportintézmény működtetése

930316 Temetkezés és ehhez kapcsolódó szolgáltatás

930921 Családi ünnepek szervezése

A Polgármesteri Hivatal vállalkozói tevékenységet nem folytat.

4. Az állami feladatként ellátandó alaptevékenység feladatainak forrása különösen az:

intézményi működési bevételek
helyi adó bevételek
átengedett központi adók
sajátos felhalmozási és tőke bevételek
normatív állami hozzájárulások

A költségvetési szerv költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszámok:

11735067-15354563 Székkutas Polgármesteri Hiv. költségvetési elsz.szla.

11735067-15354563-00930000 Társadalmi összefogással megvalósuló közműfejl.

11735067-15354563-02130000 Székkutas Önkormányzat bérlakás építési szla.

11735067-15354563-02820000 Székkutas Önkormányzat magánszem. kom. adó szla.

11735067-15354563-03470000 Székkutas község eljárási illeték szla

11735067-15354563-03540000 Székkutas iparűzési adó

11735067-15354563-03610000 Bírság számla

11735067-15354563-03780000 Késedelmi pótlék számla

11735067-15354563-04400000 Székkutas község. idegen bevételek szla.

11735067-15354563-05120000 Állami hozzájárulások számla

11735067-15354563-06530000 Letéti számla

11735067-15354563-08660000 Termőföld bérbeadásból származó jöv.adó szla.

11735067-15354563-08800000 Egyéb bevételek beszedése

11735067-15354563-08970000 Gépjárműadó beszedési sz.

11735067-15354563-10010000 Székkutas Község Önkormányzat ROP.

11735067-15354563-36110007 Székkutas Általános Művelődési Központ szla.

A Polgármesteri Hivatalhoz rendelt részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek:

Általános Művelődési Központ
Területi Gondozási Központ

7. A költségvetési szerv tervezésének összehangolása, a végrehajtás szabályszerűségének lebonyolítása a Hivatal erre a célra elkülönített szervezeti egységének feladata. E feladat során:

Összeállítja a következő évre vonatkozó költségvetési koncepció irányelveit
Elkészíti a Képviselő-testület elé terjesztendő anyagokat
Az elfogadott koncepció alapján, a Hivatal szakapparátusának bevonásával összeállítja a költségvetési tervjavaslatot
Felügyeli és biztosítja a jóváhagyott költségvetési előirányzatok szabályszerű felhasználását.
Összeállítja az időközi és az éves gazdálkodásról szóló beszámolót, jelentéseket

8. A pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörét, munkakörének meghatározását a munkaköri leírások tartalmazzák.

9. A feladatellátásának a költségvetési szerv kiadásait, bevételeit befolyásoló, a gazdálkodási előirányzatok keretei között tartását biztosító feltétel- és követelményrendszert, folyamatát, kapcsolatrendszerét, továbbá a kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárást és dokumentumai tartalmát az önkormányzat kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzata tartalmazza.

Vegyes rendelkezések

7. fejezet

/1/ Az Ügyrend mellékletei:

Kimutatás a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítéséről

Gazdálkodási Ügyrend

Székkutas, 2007. március 31.

Hunyák Zsuzsanna

jegyző

1. sz. függelék

kimutatás

Székkutas Község Polgármesteri Hivatal

Szervezeti felépítéséről

Polgármester

Jegyző

¯ ¯

Igazgatási csoport Pénzügyi csoport

3 fő szociális előadó 3 fő pénzügyi előadó

1 fő ügykezelő 1 fő személyügyi előadó

1 fő titkársági előadó (intézményi munkaügyi feladatok)

1 fő műszaki, építésügyi előadó 1 fő adóügyi előadó

1 fő informatikus

1 fő földügyi előadó

Igazgatási csoporthoz tartozó munkaköri feladatok

Anyakönyvi igazgatási feladatok
Hagyatéki eljárás
Névváltozással kapcsolatos feladatok
Állampolgársági feladatok
Lakcím nyilvántartás
Népesség nyilvántartási változások vezetése
Tűzvédelemmel kapcsolatos feladatok
Gyámhatósági feladatok
Családi jogállás rendezése
Kiskorúak védelembe vételének ügyei
Kiskorúak rendszeres gyermekvédelmi kedvezménye
Kiskorúak rendkívüli gyermekvédelmi támogatása
Kereskedelmi, vendéglátói üzletek működési engedélyének kiadása
Működési engedélyek kiadásához szükséges szakhatósági állásfoglalások megkérése
Működési engedélyek, szakhatósági engedélyek elbírálása
Mozgóárusítás, mozgóbolt működésének engedélyezése
Alkalmi árusítás engedélyezése
Honvédelmi, polgárvédelmi feladatok
Lakásfenntartási támogatás megállapítása
Első lakáshoz jutók támogatásával kapcsolatos ügyintézés
Igazolás kiadása lakásépítési kedvezmény, illetve fiatalok otthonteremtési támogatásához
Munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos feladatok
Ügyiratok iktatás, kezelése
Irattározással kapcsolatos feladatok
Testületi ülések előkészítése, jegyzőkönyvek, kivonatok készítése
Határozatok, jogszabályok, önkormányzati rendeletek nyilvántartásával kapcsolatos feladatok
Egységes szerkezetű önkormányzati rendeletek elkészítése
Mozgáskorlátozottak támogatásai (személygépkocsi vásárlás, illetve átalakítási támogatás, gépjármű fenntartási támogatás, közlekedési költség támogatás)
Ápolási díj
Átmeneti segély
Köztemetés
Temetési segély
Rendszeres szociális segély megállapítása
Időskorúak járadékának megállapítása
A visszaigényelhető támogatásokról nyilvántartás vezetése és a támogatások visszaigénylése
Közgyógyellátási igazolvány kiadása
Gázár-támogatással kapcsolatos ügyintézés
Hadigondozási ügyek
Egészségügyi ellátásra jogosító igazolványok kiadása, érvényesítése szociális rászorultság alapján
Rehabilitációs ügyek (rendszeres szociális járadék, átmeneti járadék)
Talált tárgyak nyilvántartása
Nyilvántartások vezetése
Környezettanulmányok készítése
Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmények, rendkívüli gyermeknevelési támogatások és szociális segélyek pénzintézet által történő kifizetésre előkészítése, nyilvántartása
Számítógépes rendszergazda teendők ellátása
Ebnyilvántartás vezetése
Választásokkal kapcsolatos előkészítő és lebonyolító munkálatok elvégzése
A dolgozók szabadságának nyilvántartása, szabadságolási terv elkészítése
Települési képviselők és köztisztviselők vagyonnyilatkozatával kapcsolatos feladatok
Teljesítménykövetelmények meghatározása, képviselő-testület elé terjesztése
Az önkormányzat valamennyi intézményére vonatkozó működési engedély megkérése, módosítása
Építésügyi-igazgatás körébe tartozó nem kiemelt helyi feladatok ellátása az alábbiak szerint:

- területrendezéssel, telekalakítással, általános rendezési terv készítésével, módosításával, helyi építés szabályzat készítésével, módosításával, telekgazdálkodással és műemlékvédelemmel kapcsolatos feladatok

- engedély kiadása az építmények rendeltetésének megváltoztatásáról

- építésügyi ellenőrzés végzése a jegyző illetőségi területén

- község rendezésével kapcsolatos nem kiemelt építésügyi feladatok

- árvíz, belvíz által okozott károk felmérése, azok helyreállításának megszervezése

- intézkedés kezdeményezése az építésügyi szabályok megsértőivel szemben

- építésügyi tevékenység keretébe tartozó nyilvántartások vezetése, jelentések elkészítése és megküldése

A környezetvédelmi, levegőtisztasági hatáskörök közül az önkormányzat hatáskörébe utalt feladatok ellátása
Lakásügyi és kommunális hatáskörök közül ellátja műszaki vonatkozásban a Polgármesteri Hivatal hatáskörébe utaltakat.
A közművek létesítési engedélye során szakhatósági feladatot lát el a terület-felhasználás engedélyezése területén
A közterület-használatának engedélyezésével kapcsolatos ügyekben ellátja az I. fokú építésügyi hatóság feladatába tartozó feladatokat, önkormányzati rendelet alapján ezen feladatoknál mint szakhatóság közreműködik
Javaslat készítés az önkormányzati lakások felújítására vonatkozóan
Munkavédelmi feladatok közül a munkavédelmi és munkabiztonsági szabályzat előírása szerint a munkavédelmi adminisztrációs feladatok ellátása
Tűzvédelmi, szervezeti és működési szabályzat előírása szerint a tűzvédelmi megbízott feladatának ellátása

Pénzügyi csoporthoz tartozó munkaköri feladatok

Önkormányzati szintű költségvetés elkészítése a Pénzügyminisztérium részére, előterjesztés a Képviselő-testület felé.
Az önkormányzati költségvetési beszámoló elkészítése
Pénzmaradvány jóváhagyásának előterjesztése
Költségvetési előirányzatok, átcsoportosítások végrehajtása, pótelőirányzatok nyilvántartása, javaslat a vonatkozó önkormányzati rendelet megalkotása
Felújítások, beruházások pénzügyi lebonyolítása
ÁFA nyilvántartás, elszámolás az adóhatósággal, adóbevallások elkészítése
Kiadási, bevételi bizonylatok, számlák nyilvántartásba vétele, érvényesítése, kontírozása, utalása, számítógépes adatszolgáltatással feldolgozása
Pénzforgalmi információs szolgáltatás MÁK-nak
Főkönyvi számlák vezetése, egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal.
Pénzügyi kérdésekben adatszolgáltatás az önkormányzat vezetése, Képviselő-testület, intézményvezetők részére
Immateriális javak, tárgyi eszközök (inatlanok, gépek, berendezések, járművek, beruházások) nyilvántartása, változások átvezetése, értékcsökkenés elszámolása, mérlegben szereplő, analitikus nyilvántartással és leltárral alátámasztott adatok biztosítása, ingatlanvagon-kataszter vezetése
Befektetett pénzügyi eszközök (lakosságnak adott lakásépítési támogatás, dolgozóknak adott kölcsönök) nyilvántartása, főkönyvi vezetése
Adósok, szállítói tartozások nyilvántartása, a változások átvezetése
költségvetési bankszámlák (költségvetési elszámolási számla, állami támogatás számla, tartós betét, lakásépítési számla, letéti számla, hitel számlák) kezelése
A MÁK-tól érkező béradatok fogadása, gépi feldolgozása
Készletek (élelem, göngyöleg, tüzelőolaj) nyilvántartása és egyeztetése az intézmények analitikájával
Lakbérek, állami gondozási díjak, lakásépítési támogatások befizetéseinek kezelése, nyilvántartása
Lakásépítési támogatásokkal kapcsolatos szerződések megkötése, pénzintézet felé történő továbbítása, kezelési költségek átutalása
Közterület-használat nyilvántartása és befizetések vezetése
Rendszeres és rendkívüli gyermeknevelési támogatások és szociális segélyek kifizetése vagy kiutalása
Ápolási díjak kifizetésének előkészítése a pénzintézet részére; a fizetendő nyugdíjjárulék átutalása
Marhalevél kiadása, kezelése, nyilvántartása
Víz-, gáz-, áram- és szennyvízszállítási díjak nyilvántartása, összesítése
Az önkormányzathoz érkező valamennyi számla alaki, tartalmi, számszaki felülvizsgálata, iktatása, a teljesítés módjának és időpontjának felvezetése, kontírozása, főkönyvi számlák szerinti bontásban, azok rögzítése, gépi adatfeldolgozó rendszerben
A pénztári kifizetésekkel kapcsolatos számlák felülvizsgálata, kontírozása. Az állandó készpénzállomány biztosítása mellett az intézmények részére ellátmány előlegek, gépjárművek üzemeltetéséhez adott előleg kifizetése és azok elszámolása, tartalmi, számszaki felülvizsgálata, kontírozása
Intézmények részére vásárlási, beszerzési előleg, a dolgozók részére fizetési előleg kifizetése, elszámolása
Munkabér kifizetésével kapcsolatos teendők, nyilvántartás vezetése
Pénztárnapló, pénztárbizonylatok vezetése, napi pénztárzárás
Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása
Kimenő számlák elkészítése
Selejtezések, leltározások előkészítése, lebonyolítása, összesítése
Mozgáskorlátozottak támogatása előirányzatok feladása, támogatások egyeztetése a MÁK-kal.
A normatív állami hozzájárulásokkal, egyéb átvett pénzeszközökkel való elszámolás, eltérések visszautalása
Beruházási statisztika elkészítése
Céltámogatások igénylése, nyilvántartása, elszámolása
Önkormányzati rendeletekre, egyéb pénzügyi tárgyú előterjesztésekre javaslat készítés
Együttműködés a Pénzügyi Bizottsággal, a munkájához szükséges anyagok biztosítása
A pénzügyi előírások, törvények, jogszabályok betartása
Kapcsolattartás az intézmények vezetőivel és dolgozóival.
Földhaszonbérleti szerződések megkötése, a bérleti díjak befizetésének figyelemmel kísérése
Dolgozók részére munkaruhák nyilvántartásba vétele
Gépjárműadók, helyi adók, idegen helyről kimutatott tartozások kivetésével és beszedésével kapcsolatos feladatok ellátása az alábbiak szerint:

Gépjárműadó és helyi adó

- kivetés

- pénzforgalmi nyilvántartások vezetése, könyvelése

- határozatok hozatala, előírás és törlés esetén

- számítógépes adatfeldolgozás

- utalások készítése

- adóívek, fizetési felhívások készítése, postázása

- átjelentések küldése gépjárműadó esetében

- adómentességek megállapítása,

- adóhátralékok behajtása

Idegen helyről kimutatott tartozások

- előírása

- behajtása

- átutalása

Adó- értékbizonyítványok kiállítása

Vagyoni helyzetről szóló igazolások kiállítása

Tulajdonjog bejegyző határozatok nyilvántartása

Adózással kapcsolatos kérdésekben segítségnyújtás, tanácsadás

Ápolási díjak kifizetéséről jelentések elkészítése és továbbítása
Mozgáskorlátozottak támogatásának visszaigénylése, nyilvántartás vezetése
Alkalmazási okmányok elkészítése, MÁK felé továbbítása (kinevezések, munkaszerződések, átsorolások, munkaviszony megszüntetése
Közhasznú munkások alkalmazási okmányainak elkészítése
Közcélú foglalkoztatás megszervezése
Havi rendszerességgel a bérköltségek visszaigénylése a Munkaügyi Központtól
A polgármester munkáltatói hatáskörébe tartozó intézményvezetői kinevezések elkészítése, megbízások figyelemmel kísérése, pályázatok kiírása
az intézményvezetők és köztisztviselők munkaköri leírásának elkészítése
A személyzeti iratanyagok összeállítása, a változások folyamatos vezetése
A köztisztviselői törvény hatálya alá tartozó dolgozókról közszolgálati alapnyilvántartás adatlapjának folyamatos vezetése
Havi adatszolgáltatás a Dél-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatalnak
Egészségügyi statisztikai jelentések kitöltése, postázása
1. számú orvosi körzet működésével kapcsolatos ügyintézés
Köztisztviselők alapvizsgára, szakvizsgára ütemezése, éves továbbképzések koordinálása
Évvégi leltár lebonyolításánál közreműködés
Bérnyilvántartások vezetése (tartós kötelezettséggel terhelt bérek nyilvántartása, a MÁK bérterhelése szerint az átmeneti bérmegtakarítások kimutatása) intézményenként és szakfeladatonként.
Dolgozók távolmaradásának jelentése havonta (szabadság, táppénz, GYED, GYES valamint helyettesítés)
Alkalmi munkabérek, megbízási díjas alkalmazások okmányainak számfejtése, jelentések
Jutalmak, 13. havi juttatás számfejtése, elkészítése, vezetése
Étkezési utalványok, fizetési előlegek nyilvántartása, jelentése a MÁK felé, az egyenlegek egyeztetése a főkönyvi nyilvántartással.
Költségtérítések, tiszteletdíjak elszámolása, kifizetések, havi jelentések küldése a MÁK-nak.
Önkormányzati lakások bérbeadási ügye
Lakásbérleti szerződések megkötése, bérleti díjak közlése
Helyiség kiutalási ügyek lebonyolítása, bérleti szerződések elkészítése

2. számú függelék

a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-éhez

Székkutas Község Önkormányzat

Polgármesteri Hivatal

A Polgármesteri Hivatal

gazdasági szervezetének

ÜGYRENDJE

Készült: a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 17. § (4) bekezdése alapján.

Tartalom

1. A gazdasági szervezet által ellátandó pénzügyi-gazdálkodási feladatok

1.1. Tervezés

1.2. Előirányzat-felhasználás

1.3. Saját hatáskörű előirányzat-módosítás

1.4. Üzemeltetés, fenntartás, működtetés

1.5. Beruházás

1.6. Vagyonhasználat, hasznosítás

1.7. Munkaerő-gazdálkodás

1.8. Készpénzkezelés

1.9. Könyvvezetés és beszámolási kötelezettség

1.10. FEUVE-i kötelezettség

1.11. Adatszolgáltatás.

2. A pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős személy(ek) feladatai

3. A vezetők, és más dolgozók feladat-, hatás- és jogköre

4. A részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv(ek) tekintetében ellátandó feladatok

1. A gazdasági szervezet által ellátandó pénzügyi-gazdálkodási feladatok

1.1. Tervezés

A gazdasági szervezet ellátja a költségvetési tervezéssel kapcsolatos feladatokat.

A költségvetési tervezés keretén belül gondoskodik:

- az önkormányzati költségvetési koncepció elkészítése érdekében:

- a polgármesteri hivatal által ellátott feladatok tekintetében a költségvetési koncepció összeállításáról,

- az önkormányzat egyéb, nem közvetlenül a polgármesteri hivatal által ellátott feladatai tekintetében elkészített (önálló és részben önállóan gazdálkodó intézmények által összeállított) költségvetési koncepcióinak felülvizsgálatáról,

- az egységes – valamennyi önkormányzati feladatra kiterjedő – költségvetési koncepció összeállításáról,

- a tervezéssel kapcsolatos dokumentációk elkülönített gyűjtéséről,

- a tervezéssel kapcsolatos értekezleteken, képzéseken való részvételről,

- az érintettek tájékoztatásáról a jóváhagyott költségvetési koncepcióról,

- az önkormányzati költségvetési terv elkészítése érdekében:

- a polgármesteri hivatal által ellátott feladatok tekintetében a költségvetési tervjavaslat összeállításáról,

- az önkormányzat egyéb- nem közvetlenül a polgármesteri hivatal által ellátott feladatai tekintetében elkészített (önálló és részben önállóan gazdálkodó intézmények által összeállított) költségvetési terv javaslat felülvizsgálatáról,

- az egységes – valamennyi önkormányzati feladatra kiterjedő – költségvetési terv javaslat, költségvetési rendelet tervezet és előterjesztés összeállításáról,

- a jóváhagyott költségvetési rendelet alapján az elemi költségvetés elkészítéséről, és továbbításáról,

- az elemi költségvetés megőrzéséről.

1.2. Előirányzat-felhasználás

Az előirányzat felhasználás körében a szerv feladata közé tartozik:

- (a MÁK garnitúrának és a költségvetési rendeletnek megfelelő) számlaszám mélységű eredeti előirányzatok meghatározása szakfeladatonként,

- az eredeti előirányzatok alapján az előirányzat-felhasználási ütemterv és a likviditási terv elkészítése,

- az előirányzat-felhasználás során a kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos nyilvántartások vezetése:

- az 50 ezer forint alatti, előzetes írásbeli kötelezettségvállaláshoz nem kötött kifizetésekről, valamint,

- az írásbeli kötelezettségvállalásokról,

- az előirányzat-felhasználás során a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés jogkörének külön belső szabályzat szerinti bonyolítása,

- szükség szerint az előirányzat-felhasználási ütemterv, valamint a likviditási terv módosítása;

- az előirányzat-felhasználás során a gazdasági szervezet

- gondoskodik bevételi előirányzatok teljesítéséről, valamint

- ügyel a kiadások előirányzatok szerinti felhasználásáról.

- az előirányzat-felhasználás során a gazdasági szervezet gondoskodik a pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlásához szükséges információk biztosításáról, különösen adott előirányzat vonatkozásában rendelkezésre álló, még fel nem használt előirányzatokról,

- az előirányzat-felhasználás során biztosítja a folyamatos (naprakész) előirányzat könyvelést.

1.3. Saját hatáskörű előirányzat-módosítás

A gazdasági szervezet az önkormányzat Polgármesteri Hivatala saját hatáskörű előirányzat-módosítási feladatok körében köteles ellátni az alábbi részfeladatokat:

- a saját hatáskörű előirányzat módosítási javaslat kidolgozása,

- a saját hatáskörű előirányzat módosítás adatainak továbbítása a polgármesternek a képviselő-testület tájékoztatás elkészítése céljából,

- az előirányzat-módosítással kapcsolatos dokumentumok elkülönített gyűjtése,

- a testület által is jóváhagyott előirányzat-módosítások nyilvántartása.

1.4. Üzemeltetés, fenntartás, működtetés

A szerv az üzemeltetési, fenntartási, működtetési feladatai között az alábbi kiemelt feladatokat látja el:

- tervezi az üzemeltetési, fenntartási, működtetési kiadásokat,

- a polgármesteri hivatal által ellátott feladatokhoz, feladatváltozásokhoz igazodva folyamatosan figyelemmel kíséri az üzemeltetési kiadásokat,

- javaslatot tesz ezen kiadások ésszerűsítésére, energia és költségtakarékos működtetésre törekszik,

- a feladatellátást áttekinti a gazdaságos üzemeltetés, fenntartás, működtetés szempontjából,

- az üzemeltetés, fenntartás, működtetés területén kötelezettséget vállal,

- az épületek, gépek járművek karbantartása érdekében éves karbantartási tervet készít,

- több éves felújítási javaslatot készít, megjelölve a saját erőből, illetve a más egyéb módon megoldható felújításokat.

- gondoskodik az üzemeltetési kiadások teljesítésének szakmai igazolásáról, az egyes kiadások költséghely, intézmény, illetve szakfeladat szerinti elkülönítéséről,

- gondoskodik továbbá a kis értékű tárgyi eszköz beszerzések megfelelő nyilvántartásba vételéről,

- biztosítja a selejtezési feladatok legalább évenkénti ellátását az üzemeltetési feladatok ellátásához kapcsolódva beszerzett eszközök körében.

1.5. Beruházás

A szerv a beruházásokkal kapcsolatos feladatai során ellátja a következő teendőket:

- kidolgozza a hosszú, közép, és rövid távú fejlesztési elképzeléseit,

- áttekinti az önkormányzathoz tartozó intézmények javasolt beruházási kiadásait,

- adott beruházásokkal kapcsolatban beruházási számításokat végez, ellenőrizve a beruházás hatékonyságát, gazdaságosságát, a beruházással elérhető eredményeket,

- adott beruházással kapcsolatban alternatívákat dolgoz ki,

- gondoskodik a közbeszerzési eljárás lefolytatásáról, ha a beruházáshoz kapcsolódó kiadások nagyságrendje az eljárás lefolytatását – a vonatkozó jogszabályok szerint – indokolttá teszi;

- a nem közbeszerzési körbe tartozó beruházások vonatkozásában:

- beszerzi a beruházásokkal kapcsolatos előzetes ajánlatokat, költségvetéseket,

- lebonyolítja a vagyonrendelet szerinti beruházás megkezdése előtti eljárást,

- a beruházást tervezi az adott évi költségvetésében – gondoskodik arról, hogy a beruházás a költségvetési rendeletben megjelenjen, illetve ha a beruházás nem volt tervezhető, gondoskodik az évközi rendelet-módosításról,

- a beruházással kapcsolatos kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi,

- gondoskodik a beruházás lebonyolításáról,

- a pénzügyi teljesítés előtt gondoskodik arról, hogy a beruházás teljesítését megfelelő szakember a szerv részéről igazolja (teljesítés igazolás),

- az elkészült beruházásról állományba vételi bizonylatot állít ki,

- az elkészült beruházást a kettős könyvvitel rendszerében nyilvántartja (főkönyvi számlán, és analitikus nyilvántartásban is).

1.6. Vagyonhasználat, hasznosítás

Az önkormányzat Polgármesteri Hivatala vonatkozásában a vagyonhasználat, hasznosítás részletes szabályait a vonatkozó önkormányzati rendelet határozza meg.

Az önkormányzat gazdasági szervezetének (Polgármesteri Hivatalának) feladata e tárgykörben, hogy

- a használatában, tulajdonában lévő vagyont nyilvántartsa a következők szerint:

- a főkönyvi könyvelésben, illetve annak részletezéseképpen az analitikus nyilvántartásban teljes körűen szerepeltesse mennyiségben és értékben,

- a meglévő vagyonról naprakészen vezesse az ingatlankatasztert,

- a vagyonhasználat során a rá vonatkozó önkormányzati vagyonrendelet által előírt eljárási rendet betartsa,

- a vagyonhasznosítás során a rá vonatkozó önkormányzati vagyonrendelet által rögzített eljárás feladatait végrehajtsa.

- a használatába adott vagyon leltározásáról évenként gondoskodjon.

1.7. Munkaerő-gazdálkodás

A Polgármesteri Hivatalnál a munkaerő-gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása során az alábbi részfeladatok adódnak:

a) általános nyilvántartási, adminisztrációs és egyéb munkajogi feladatok

- a munkavégzésre, illetve a foglalkoztatásra vonatkozó belső szabályzatok elkészítése, a szükséges módosítási javaslatok megfogalmazása,

- a munkaviszony létesítésével kapcsolatos feladatok:

- pályáztatás lebonyolítása,

- egyéni munkaszerződés, kinevezés elkészítése,

- a különböző nyilvántartásokba való felvétel,

- a munkaviszony alapján járó juttatások biztosításával kapcsolatos adminisztrációs, adatszolgáltatási és egyéb feladatok,

- az egyes munkaviszonnyal kapcsolatos jogosultságok biztosítása és nyilvántartása (pl.: szabadság nyilvántartása, kiadása; étkezési hozzájárulás nyilvántartása, kiadása; munkaruha hozzájárulás nyilvántartása, kiadása).

- munkavédelmi feladatok ellátása,

- továbbképzéssel, képzéssel kapcsolatos nyilvántartási feladatok,

- munkaviszony szüneteltetésével kapcsolatos nyilvántartási feladatok,

- a munkaviszony módosításával kapcsolatos feladatok,

- a munkaviszony megszüntetetésével kapcsolatos feladatok,

- a fegyelmi felelősség témakörébe tartozó tevékenységek;

b) munkaerő-gazdálkodási feladatok a létszám és illetménygazdálkodás területén:

- a feladatellátáshoz igazodó létszámszükséglet folyamatos figyelemmel kísérése, a tapasztalatok alapján a létszámigénynek megfelelő tervezés a költségvetési tervjavaslat összeállításakor,

- a személyi juttatások és a létszám előirányzattal való gazdálkodás a jogszabályi korlátozások, és a belső rendelkezések figyelembevételével,

- a pénzmaradvány személyi juttatások maradványa kidolgozása, és felhasználási javaslat adása.

1.8. Készpénzkezelés

A szervnél a készpénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat, az Önkormányzat házipénztár és pénzkezelési szabályzatában kell meghatározni. A szabályzatban rögzítettek betartása, folyamtatos figyelemmel kísérése, módosítása elsősorban a jegyző feladata.

1.9. Könyvvezetés és beszámolási kötelezettség

A szervre vonatkozóan a könyvvezetési feladatok között el kell látni:

- a kettős könyvelést:

- az előirányzat számlák, valamint

- a teljesítés számlák vonatkozásában;

- az analitikus könyvelést.

A könyvvezetési és beszámolási kötelezettséget a Polgármesteri Hivatal a Számviteli szabályzataiban rögzített részletes szabályok szerint köteles teljesíteni.

1.10. FEUVE kötelezettség

A FEUVE kötelezettség ellátása csak a gazdasági szervezet saját szervezetével lehetséges.

A gazdasági szervezet feladata az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145. §-a szerinti FEUVE rendszer működtetése, fejlesztése az önkormányzat által ellátott feladatok vonatkozásában. A FEUVE rendszerhez kapcsolódó ellenőrzési nyomvonal, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjére vonatkozó dokumentum az Önkormányzat SZMSZ-ének részét képezi.

1.11. Adatszolgáltatás

Az adatszolgáltatással kapcsolatban a gazdasági szervezet a következő feladatokat látja el:

- a gazdasági szervezet ellátja az önkormányzat nettó finanszírozásával kapcsolatos adatszolgáltatási feladatokat,

- a pénzügyi-gazdálkodási területhez tartozó adatszolgáltatást nyújt a jogszabályokban meghatározott esetekben (különösen a tervezési, beszámolási feladatokhoz, normatív támogatások igénylésével, illetve a támogatásokkal való elszámolásokhoz tartozó adatszolgáltatásokhoz).

2. A pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős személy(ek) feladatai

A pénzügyi-gazdálkodási feladatok ellátásáért felelős személyek részletes feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák.

A munkaköri leírások elkészítéséért és aktualizálásáért a jegyző tartozik felelősséggel.

A 3. pontban meghatározott feladat-, hatás- és jogkörök további részletezéseként kell kidolgozni a gazdasági vezetőnek a saját, valamint a gazdasági szervezet további dolgozóinak a munkaköri leírását.

Az így elkészült munkaköri leírások a gazdasági szervezet ügyrendjének mellékletét képezik. Csatolásáról a gazdasági szervezet vezetőjének, az ügyrend elfogadásától számított 30 napon belül gondoskodnia kell.

3. A vezetők, és más dolgozók feladat-, hatás- és jogköre

A gazdasági vezető hivatkozott jogszabály 18. § (5) bekezdés szerinti feladatai a következők:

- a gazdasági szervezet közvetlen irányítása és ellenőrzése,

- a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatás adása, ellenőrzése,

- gazdasági intézkedések hozása,

- a gazdasági szervezet tevékenységének jogszabályok szerinti ellátása.

A gazdasági vezető, valamint a gazdasági szervezet dolgozói az alábbi feladat-, illetve hatáskört látják el:

Feladat, hatáskör, jogkör	Feladatellátó (címzett)
1. Tervezés Hivatkozás: - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet - SZMSZ mellékletét képező – a költségvetési tervezésre és végrehajtásra vonatkozó különleges előírások	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
A tervezéssel kapcsolatos feladatok irányítása, ellenőrzése	gazdasági vezető
Költségvetési koncepció elkészítése	pénzügyi ügyintéző
Tervezéssel kapcsolatos dokumentumok gyűjtése	pénzügyi ügyintéző
Tervezéssel kapcsolatos értekezleten, megbeszélésen, továbbképzésen való részvétel	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző
Költségvetési terv javaslat kidolgozásában való részvétel	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző
Felügyelt szervvel kapcsolattartás	gazdasági vezető
Elemi költségvetés elkészítése, továbbítása	pénzügyi ügyintéző
Elemi költségvetés megőrzése	pénzügyi ügyintéző
2. Előirányzat-felhasználás Hivatkozás: - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, - belső szabályzat a pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlásáról	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
Az előirányzat-felhasználás jogszabályoknak, és belső szabályoknak megfelelő irányítása, ellenőrzése	gazdasági vezető
Eredeti előirányzatok meghatározása, - előirányzat lebontás	pénzügyi ügyintéző
Előirányzat felhasználási ütemterv készítése, szükség szerinti módosítása	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző
Likviditási terv készítése és módosítása	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző
A kötelezettségvállalással kapcsolatos nyilvántartások vezetése – a vonatkozó belső szabályzat szerint	pénzügyi ügyintéző
A pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlása – a vonatkozó külön belső szabályzat szerint	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző
Jogszabályoknak megfelelő előirányzat-felhasználás	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző
Előirányzat-könyvelés	pénzügyi ügyintéző
3. Saját hatáskörű előirányzat módosítás Hivatkozás - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet - Költségvetési rendelet előirányzat módosításra vonatkozó előírásai	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
A saját hatáskörű előirányzat módosítás jogszabálynak megfelelő kidolgozása	gazdasági vezető
Az előirányzat-módosítás továbbítása	pénzügyi ügyintéző
Az előirányzat-módosítással kapcsolatos dokumentumok gyűjtése	pénzügyi ügyintéző
4. Üzemeltetés, fenntartás, működtetés Hivatkozás - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, - költségvetési rendelet üzemeltetési, fenntartási, működtetési kiadásaira vonatkozó rendelkezései	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
Az üzemeltetési, fenntartási, működtetési tevékenység irányítása, ellenőrzése	gazdasági vezető
Az üzemeltetési, fenntartási, működtetési kiadások tervezése	pénzügyi ügyintéző
Költségtakarékos, hatékony előirányzat felhasználás e kiadások körében	pénzügyi ügyintéző
Karbantartási terv kidolgozása	pénzügyi ügyintéző
Felújítási javaslat készítés	pénzügyi ügyintéző
Üzemeltetési kiadások elkülönítése felhasználási hely szerint	pénzügyi ügyintéző
Selejtezési feladatok ellátása	pénzügyi ügyintéző
5. Beruházás Hivatkozás - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, - a költségvetési rendelet beruházásokra vonatkozó szabályai - az önkormányzati vagyonrendelet beruházásokra vonatkozó szabályai	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
A beruházások jogszabályok, illetve belső szabályozások szerinti lebonyolítása	gazdasági vezető
Fejlesztési elképzelések kidolgozása	pénzügyi ügyintéző
A felügyelt intézmények fejlesztési elképzeléseinek áttekintése	gazdasági vezető
Beruházással kapcsolatos hatékonysági, gazdaságossági vizsgálatok végzése	pénzügyi ügyintéző
Beruházás megkezdése előtti eljárás lefolytatásában való közreműködés – pályáztatás, ajánlatkérés stb.	pénzügyi ügyintéző
Beruházási kiadások tervezése, ütemezése	pénzügyi ügyintéző
Beruházás lebonyolítása	pénzügyi ügyintéző
A beruházás lebonyolítása a felügyelt intézményeknél, ha azok a beruházási előirányzataikkal nem gazdálkodhatnak	gazdasági vezető
A beruházások teljesítésének ellenőrzése, a teljesítés igazolása	pénzügyi ügyintéző
A beruházások befejezése után a beruházások aktiválásával, állományba vételével kapcsolatos feladatok	pénzügyi ügyintéző
6. Vagyon használat, hasznosítás Hivatkozás - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, - az önkormányzat adott évi költségvetési rendelete, - az önkormányzat vagyonrendelete	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
A vagyonnyilvántartás irányítása, ellenőrzése	gazdasági vezető
A vagyonnyilvántartás rendszerének a jogszabályokban, valamint a belső szabályzatokban előírtak szerinti működtetése	gazdasági vezető
A vagyon naprakész könyvviteli nyilvántartása (főkönyvi számlákon és analitikus nyilvántartásokban)	pénzügyi ügyintéző
Az ingatlanvagyon kataszter vezetése, egyeztetése	pénzügyi ügyintéző
A helyi vagyonrendelet betartása a vagyonhasználat, hasznosítás során	pénzügyi ügyintéző
A használatba adott vagyon leltározása	pénzügyi ügyintéző
7. Munkaerő gazdálkodás Hivatkozás - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, - a szerv területre vonatkozó egyéb belső szabályozása	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
A munkaerő-gazdálkodási tevékenység irányítása, ellenőrzése	gazdasági vezető
A munkaerő-gazdálkodás jogszabály szerinti bonyolítása	gazdasági vezető
Gondoskodik a munkaerő-gazdálkodással kapcsolatos általános adminisztrációs, nyilvántartási és egyéb munkajogi feladatok ellátásáról	pénzügyi ügyintéző
Közreműködik a megfelelő létszámigény kimunkálásában	pénzügyi ügyintéző
Közreműködik a létszám és személyi juttatás előirányzat tervezésénél	pénzügyi ügyintéző
Közreműködik a pénzmaradvány személyi juttatások maradványa részének meghatározásában, valamint e maradvány felhasználási javaslata kidolgozásánál	pénzügyi ügyintéző
8. Készpénzkezelés Hivatkozás - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, - házipénztár és készpénz kezelési szabályzat	1. gazdasági vezető, 2. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k)
Irányítja és ellenőrzi a készpénzkezelést.	gazdasági vezető
Felelős a házipénztár és készpénz kezelés belső szabályzat szerinti gyakorlatáért	gazdasági vezető
Ellátja a házipénztár és pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat – külön belső szabályzat szerint	Pénztáros
9. Könyvvezetés és beszámolási kötelezettség Hivatkozás - Áht. 83. és119. §-a, - 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, valamint - a számviteli rend és számlarend	1. Költségvetési szerv vezetője 2. Gazdasági vezető 3. gazdasági vezető utasítása alapján a pénzügyi ügyintéző(k
- Kettős könyvelés vezetésének irányítása	gazdasági vezető
- Kettős könyvelés	pénzügyi ügyintéző
- Analitikus nyilvántartás vezetésének irányítása	gazdasági vezető
- Analitikus nyilvántartások	pénzügyi ügyintéző
10. FEUVE kötelezettség Hivatkozás: - 217/1998. Korm. rendelet - SZMSZ FEUVE rendszerre vonatkozó része	Gazdasági vezető
FEUVE rendszer működtetésében való részvétel	Gazdasági vezető
11. Adatszolgáltatás	Gazdasági vezető
Adatszolgáltatás a nettó finanszírozáshoz	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző
Adatszolgáltatás (a pénzügyi-gazdálkodási területen) más szervnek	gazdasági vezető pénzügyi ügyintéző

4. A részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv(ek) tekintetében ellátandó feladatok

A gazdasági szervezet az alábbi részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek tekintetében lát el feladatokat:

- szerv neve és címe: Általános Művelődési Központ Székkutas, József A. u. 1.

- szerv neve és címe: Gondozási Központ Székkutas, Erkel F. u. 7.

A gazdasági szervezetnek adott részben önállóan gazdálkodó intézmény tekintetében azokat a feladatokat kell ellátnia, melyek az 1.-3. pont alapján a gazdasági szervezet feladata, továbbá melyeket és az önálló és a részben önállóan gazdálkodó intézmény közötti - a munkamegosztás és a felelősségvállalás rendjére vonatkozó - megállapodás az önállóan gazdálkodó intézmény feladatkörébe sorol.

A gazdálkodási ügyrend a jóváhagyása napján lép hatályba.

A gazdálkodási ügyrend készítésének időpontja: 2004. január hó 1. nap

Készítette: Hunyák Zsuzsanna jegyző

Székkutas Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának

6. sz. melléklete

Székkutas Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának

iratkezelési szabályzata

Székkutas Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának iratkezelés szabályzata /továbbiakban: iratkezelési szabályzat/ a köziratokról, a közlevéltárakról és a magán levéltári anyag védelméről szóló, az 1997. évi CXL. törvénnyel módosított 1995. évi LXVI. törvény /továbbiakban Ltv./ 10. §-ának /1/ bekezdése, a 40/1998./III.6./ Korm., a 38/1998./IX.4./ BM. rendelet, és a Székkutas Község Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései alapján, a területileg illetékes Hódmezővásárhely Levéltár szakvéleményének figyelembevételével készült.

1./ Ezen iratkezelési szabályzat a Székkutas Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala központjában és minden szervezeti egységében /továbbiakban: polgármesteri hivatal./ keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra alkalmazni kell, függetlenül attól, hogy milyen anyagon, alakban és milyen eszköz felhasználásával készült, kivéve, ha jogszabály másként rendelkezik.

2./ Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény és annak végrehajtásáról kiadott, a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló 79/1995./VI.30./ Korm. rendelet szerinti minősített iratok kezelése, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény szerinti személyi nyilvántartások vezetése kapcsán keletkezett iratokra

a./ a polgármesteri hivatal Titokvédelmi Szabályzata

b./ az iratkezelési szabályzat …sz. mellékletre vonatkozik

3./ A polgármesteri hivatal iratkezelése központi.

Az iratnyilvántartás /iktatás/ elektronikus módon történik. /SZMSZ 42 §/

Az iratok nyilvántartására /iktatására/ alszámokra tagolódó, évenként újrakezdődő sorszámos, gyűjtőszám használatát is magában foglaló nyilvántartási rendszert kell alkalmazni. /SZMSZ 42 §./

4./ Az iratkezelés felügyeletét a jegyző /SZMSZ 42 §/, akadályoztatása esetén helyettese az aljegyző /SZMSZ 42 §/.

5./ Az irattári terv szerint nem selejtezhető iratok fennmaradásának biztosítása érdekében a polgármesteri hivatal iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét – az iratkezelési szabályzat alapján – a területileg illetékes hódmezővásárhelyi levéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során a levéltár illetékes munkatársa előzetes bejelentés után.

a./ az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – az állam- és szolgálati titkot tartalmazók kivételével – és a nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,

b./ iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségét és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

c./ a levéltári ellenőrzések során megállapított hiányosságok felszámolásáért az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető felelős.

6./ A polgármesteri hivatal iratkezelési szabályzata 2004. január 1-én lép életbe.

I. Fejezet

Értelmező rendelkezések

Beadvány: a szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél marad.

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármely anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Közirat: A keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott.

Magánirat: A nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat.

Elektronikus irat: elektronikai program felhasználásával elektronikus formában rögzített, készített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet elektronikus adathordozón kezelnek, tárolnak.

Iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

Maradandó értékű irat: A gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megértéséhez, illetőleg a szerv feladatainak folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

Levéltári anyag: Az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.

Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használata biztosítása céljából létesített intézmény.

Közlevéltár: A nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatokat ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a Ltv. 30. § /2/ bekezdésében foglalt követelményeknek.

Előadói ív: Olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyirat képez. Készülhet elektronikus úton, az iktatással egy időben.

Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során hagyományos, vagy elektronikus úton rögzítik a beadvány érkezésének adatait.

Iktatás: Az ügykezelés része, lényegét tekintve nyilvántartás. Az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton történő elhelyezéséből és a lenyomat rovatainak kitöltéséből, valamint az ügyirat minden lényeges adatának az elektronikus iktatókönyvbe való bejegyzéséből, illetőleg elektronikus rögzítéséből áll.

Kiadmány: Egy adott ügyben való intézkedésnek letisztázott, kiadmányozott, hiteles formában továbbítandó irata.

Kiadmányozás: Az elintézési tervezet jóváhagyása, a kimenő irat letisztázhatóságának, elküldhetőségének engedélyezése a kiadmányozásra jogosult személy részéről.

Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás /szöveg és formahű/, egyszerű /nem hitelesített/, hiteles /hitelesítési záradékkal ellátott/ és közhiteles /közjegyző által hitelesített/ lehet.

Szerv: Jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.

Ügyintézés: A szerv feladatkörébe tartozó ügyek elintézését célzó érdemi munkavégzés.

Ügyvitel: A hivatali ügyintézés szervezett rendje. Az ügyintézési és iratkezelési munkafolyamatok összessége.

Adatkezelés: Az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatok felvétele és tárolása,

Feldolgozása, hasznosítása, /ideértve a továbbítást és a nyilvánosságra hozatalt/, adatkezelésnek számít az adatok megváltoztatása és a további felhasználásuk megakadályozása is

Adatkezelő: Az adatkezelésben meghatározott tevékenységet végző vagy mással végeztető szerv vagy személy.

Adattovábbítás: Ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik.

Adattörlés: Az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk nem lehetséges.

Adatvédelmi biztos: A személyes adatok védelméhez és a közérdekű adatok nyilvánosságához való alkotmányos jog érdekében az országgyűlés adatvédelmi biztost választ. Az adatvédelmi biztos:

ellenőrzi a törvény és az adatkezelésre vonatkozó más jogszabály megtartását,

kivizsgálja a hozzáérkezett bejelentéseket,

gondoskodik az adatvédelmi nyilvántartás vezetéséről.

Államtitok: Az az adat, amelynek nyilvánosságra hozatala sérti, vagy veszélyezteti az ország honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési, vagy bűnmegelőzési, központi pénzügyi vagy devizapolitikai, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit. Kezeléséről külön törvény intézkedik. /1995. Évi LXV.tv./

Közérdekű adat: Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá nem eső adat.

Különleges adat: A faji eredetre, a nemzeti nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más meggyőződésre,

Az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat.

Minősítés: Az a döntés, melynek meghozatala során a törvény szerint felhatalmazott személy megállapítja, hogy egy adat a tartalmánál fogva a nyilvánosságot korlátozó államtitok körbe, vagy szolgálati titok körbe tartozik.

Nyilvánosságra hozatal: Ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik.

Személyes adat: A meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható.

Szolgálati titok: Az adatoknak az a köre, amelynek nyilvánosságra kerülése sérti vagy veszélyezteti a törvényben meghatározott közfeladatokat ellátó szervek működésének rendjét, akadályozza a feladat- és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását.

Titokvédelem: A minősített adatok védelme.

II. Fejezet

Általános rendelkezések

2.1. Az iratkezelés szervezete

2.1.1. A polgármesteri hivatal iratkezelése központi szervezetben történik:

- a polgármesteri hivatal ügykezelőjének feladata a hivatalhoz érkezett postai küldemények átvétele, érkeztetése, a szabálysértési ügyek kivételével iktatása,

az iratok továbbítása /szignálás/ valamint a hivatalnál keletkező iratok iktatása,

postázása, a 2 évnél régebbi iratok központi irattárba történő átvétele, az irattár

működtetése, kezelése, selejtezése és a levéltárba adás lebonyolítása,

- az ügyek elintézése után az iratokat a polgármesteri hivatal központi iktatója

melletti kéziirattárba kell elhelyezni, ahonnan 2 évi őrzés után az iratanyag át-

adási jegyzők kíséretében a központi irattárba kerül. Kivéve az adó- és gazdál-

kodási /költségvetési/, az anyakönyvi, és a műszaki terveket, melyek kéziiratá-

rozása az érintett szervezeti egységeknél történik.

2.2. Az iratkezelés felügyelete

2.2.1. A polgármesteri hivatal iratkezelésének felügyelete a SZMSZ 42 §-a alapján a

jegyző /távollétében az aljegyző/ feladata, aki:

- felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és esz-
közei rendelkezésre álljanak,

- köteles évente ellenőrizni az iratkezelési szabályzat betartását,

- intézkedik a szabálytalanságok megszűntetéséről,

- szükség esetén a Ltv.-ben foglaltak alapján javaslatot tesz az iratkezelési sza-

bályzat és az irattári terv módosítására,

2.2.2. Az iratkezelésben és az irattárban csak középfokú végzettségű, lehetőség sze-

rint iratkezelő, irattáros szakképesítésű munkaerőt kell alkalmazni. /OKJ-52345203/

III. Fejezet

A küldemények átvétele, felbontása, érkeztetése

3.1. A küldemények átvétele

3.1.1. A polgármesteri hivatalhoz érkező – postai küldemények átvétele a polgármesteri hiva-

tal ügykezelőjének feladata,

- a csomagokat is ő veszi át, majd továbbítja az iktatóba,

- a telefaxokat, INTERNET-en érkező üzeneteket iktatásra a központi iktatónak

kell átadni. Az átadás-átvétel a készülékenként vezetett átadó-átvevő könyvben

történik.

3.1.2. A polgármesteri hivatal címére érkező küldemények átvételére jogosult:

- a címezett, vagy az általa meghatalmazott személy,
- az iratkezelés felügyeletével megbízott jegyző /akadályoztatása esetén az aljegyző/

- a postai meghatalmazással rendelkező személy, beosztás pénzügyi előadó

3.1.3. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

- a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,

- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő adatok megegyezőségét,

- az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

3.1.4. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának

feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű küldemények

átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogo-

sult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül,
de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén iktatásra átadni.

3.1.5. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon meg kell jelölni,

és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról

vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni

kell. A sérülten érkezett küldeményt a továbbiakban a normál küldeménnyel azonos

módon kell kezelni.

3.1.6. A gyors ügyintézést igénylő /”azonnal”, „sürgős”, „soron kívűl” jelzésű/ küldeményt

az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni,

illetve átadni.

3.1.7. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani

kell a címzetthez, vagy ha az nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladóhoz.

3.1.8. A küldemények átvételénél a polgármesteri hivatalnál érvényben lévő biztonsági

előírásokat érvényesíteni kell. /pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus

érkeztetés esetén vírustalanítása stb.

3.1.9. Postaátvevő esetén a küldemények szétosztása az átvételre jogosult feladata.

3.2. Küldemények felbontása, érkeztetése

3.2.1. A polgármesteri hivatalhoz érkezett valamennyi küldeményt az iratkezelés felügyele-

tével megbízott jegyző által írásban felhatalmazott személy/ek/ bontja/ák/ fel és

látja/ák/ el érkeztető bélyegzővel.

3.2.2. Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani:

- a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű,

- az sk. felbontásra szóló küldeményeket.

3.2.3. A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldemény-

ben minősített irat van, a borítékot újból le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét,

majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen el kell juttatni a címzetthez,

illetve a minősített iratokat a kezelőhöz.

3.2.4. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton illetve a borítékon jelzett

mellékletek meglétét. Az esetlegesen felmerülő irathiány tényét jegyzőkönyvben,

az iraton vagy az előadói íven kell rögzíteni. A jegyzőkönyv egy példányát az
irathoz kell mellékelni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést.

3.2.5. A telefaxon, INTERNET-en, vagy más nem tartós megőrzést biztosító adathordozón

érkezett irat esetében először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat

készítéséről. A másolat hitelesítését az illetékes iratkezelő /a másolat készítője/ végzi

záradékolással. /A másolat hiteléül: sajátkezű, olvasható aláírás, beosztás, dátum/

3.2.6. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket

tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iraton –

keltezve és aláírva – feltüntetni. A pénz, illetőleg más érték további sorsáról az ér-

demi ügyintézés során kell rendelkezni.

3.2.7. A küldemény borítékját az ügyirathoz kell csatolni ha:

- a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

- a küldő fél adatait csak a borítékról lehet megállapítani,

- a beadás időpontjához jogkövetkezmény fűződhet.

IV. Fejezet

Az iratok nyilvántartásba vétele

4.1. Az iktatás

4.1.1. A polgármesteri hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – a 4.1.2.-4.1.4.

pontokban felsoroltak kivételével – iktatással kell nyilvántartásba venni. A nyilván-

tartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen:

- az irat beérkezésének pontos ideje,

- az intézkedésre jogosult ügyintéző neve,

- az irat tárgya,

- az elintézés módja,

- a kezelési feljegyzések,

- az irat holléte.

4.1.2. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon nyilvántartásba

kell venni:

- a pénzügyi bizonylatokat és számlákat,
- a munkaügyi nyilvántartásokat,

- az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat és bizonylatokat

4.1.3. Nem kell iktatni a bemutatás vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett ún.

átfutó iratokat.

4.1.4. Nem kell iktatni és más módon sem nyilvántartásba venni:

- a tananyagokat,

- a tájékoztatókat,

- a meghívókat,

- az üdvözlő lapokat

- a visszaérkezett tértivevényeket.

4.1.5. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon

iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, telefaxokat,

INTERNET-en érkezett leveleket, expressz küldeményeket és a hivatalból tett intézke-

déseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

4.1.6. Az irat átadása nélkül, csupán a tárgy /pl. távbeszélőn történő/ közlése alapján iktatni

nem szabad

4.2. Az iktatás módja

4.2.1. A polgármesteri hivatal iratainak iktatása elektronikus iktatással, alszámokra

tagolódó, évenként újrakezdődő sorszámos, gyűjtőszám használatát is magába foglaló

rendszerben történik.

4.2.2. Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat az

időrendben következő önálló sorszámot kapja, míg az ugyanebben az ügyben érkezett

többi irat az illető sorszám alszámaira kerül.

4.2.3. Alszámos iktatásnál az ügy tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásába vétele

alkalmával kell a tárgy rovatba beírni, ha viszont az ügy tárgya időközben megváltozik

vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni.

4.4. Az iktatószám

4.4.1. Az iktatószám az iktatókönyv sorszámából, az ehhez kötőjellel kapcsolódó alszámából

és az évszámból áll.

4.4.2. Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni.

4.5. Gyűjtőszám, gyűjtőív

4.5.1. A polgármesteri hivatalnál rendszeresen előforduló, egy intézkedéssel lezáruló ügyeket

gyűjtőszámon kell nyilvántartani / pl.adó- és értékbizo-

nyítványok, közgyógyellátási igazolványok megküldése

4.6. Az iktatóbélyegző

4.6.1. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton a szöveg zava-

rása nélkül kell elhelyezni, és rovatait ki kell tölteni.

4.6.2. Az iktatóbélyegző lenyomatának adatai:

- Székkutas Község Polgármesteri Hivatala

- Az iktatás dátuma,

- Az iktatószám,

- Az ügyintéző neve,

- Mellékletek száma.

4.7. Az előadói ív

4.7.1. Az iktatás során és az ügyintézés különböző fázisaiban az előadói íven fel kell tüntetni:

- az iktatószámot,

- az iktatás időpontját,

- az irat tárgyát,

- az elő- és utóirat iktatószámát,

- az ügyintéző nevét,

- a kezelési feljegyzéseket /szerelés, csatolás, határidő, visszaérkezés stb./

- a továbbítás /expediálás/ módját és keltét,

- az irat irattárba helyezésének keltét.

4.8. Szerelés

4.8.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye /előirat/.
4.8.2. Az előiratot a kezelőnek az újabb irathoz /utóirat/ kell szerelni.

4.8.3. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak

/szerelés/, ezt az iktatókönyvben és az ügyirat/ok/on is jelölni kell. A jelölés az

irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával és a „kezelési feljegyzések”

rovatban az irat új helyének megjelölésével történik.

4.9 Mutatózás.

4.9.1. A polgármesteri hivatal iktatott iratairól az elektronikus iktató program segítségével, annak keretén belül automatikusan történik a mutatózás.

V. Fejezet

Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

5.1. Az iratok továbbítása és az ügyintéző kijelölése /szignálás/

5.1.1. Az iratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző kijelölése /szignálás/ végett köteles a

jegyzőnek vagy akadályoztatása esetén helyettesének az aljegyzőnek bemutatni.

5.1.2. A bemutatás iktatás után iratonként újonnan nyitott és kitöltött előadói ívbe helyezve

történik.

5.1.3. Azt az iratot, melynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgo-
zására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve, közvetlenül az ügyintézőhöz

lehet továbbítani.

5.1.4. Az irat szignálására jogosult jegyző /akadályoztatása esetén aljegyző/:

- kijelöli az ügyintézőt,

- közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait /határidő,

sürgősségi fok stb./

- ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az iratra és aláírja.

5.1.5. Az ügyintéző az iratkezelő részére az előadói íven egyértelmű kiadói utasítást ad

az intézkedés-tervezet leírására, kiadmányozására, a kiadmány továbbítására. Az

utasításban rögzíteni kell.

- ha a kiadás után az iratot tudomásulvétel vagy további intézkedés végett látnia kell valamelyik társrészlegnek,

- ha valamely iratot külső szervhez eredetben meg kell küldeni, és ezért arról elküldés előtt másolatot kell készíteni,

- ha a mellékleteket kell csatolni,

- a továbbítás módozatait /ajánlott, tértivevényes, soron kívül stb./,

- ha a kiadás után az ügyintéző visszakéri az iratot, vagy határidőbe helyezteti;

- mindezeket a jelzéseket az előadói íven kell feltüntetni.

5.2. Kiadmányozás

5.2.1. A más szervhez, személyhez küldendő kiadmányokat a polgármesteri hivatal hiva-

talos nyomtatványán /levélpapírján/ kell elkészíteni.

5.2.2. A kiadmányok leírása során a letisztázott kiadmányon az irat tárgyát, a hivatkozási

számot, a mellékletek számát és az ügyintéző nevét fel kell tüntetni.

5.2.3. A kiadmányozott intézkedés-tervezetet a tisztázattal össze kell olvasni, az esetleges

hibákat ki kell javítani.

5.2.4. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak a kiadmányozási joggal rendelkező

személy aláírásával lehet továbbítani. Kiadmányozásra jogosultak:

- a polgármesteri hivatal jegyzője,

- a jegyző távolléte esetén az aljegyző

- mindkettő egyidejű akadályoztatása esetén a jegyző által megbízott

igazgatási főmunkatárs.

5.2.5. A papíralapú kiadmány akkor hiteles, ha

- azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg írja alá,

- neve mellett az sk. jelzés szerepel, és nem nyomdai sokszorosítású irat –

hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja,